В соответствии с подпунктом 35-4) статьи 7 Закона Республики Казахстан от 15 декабря 2006 года «О культуре» ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по учету, хранению, использованию и списанию музейных предметов музейного фонда Республики Казахстан.
2. Департаменту по делам культуры и искусства Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа направление копий настоящего приказа для официального опубликования в информационно-правовой системе «Әділет» и периодическом печатном издании на электронном носителе с приложением бумажного экземпляра, заверенного гербовой печатью, для внесения в эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан в электронном виде, удостоверенных электронной цифровой подписью лица, уполномоченного подписывать настоящий приказ, с приложением бумажного экземпляра, заверенного гербовой печатью;
3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан после официального опубликования;
4) представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом в течение десяти рабочих дней со дня исполнения мероприятий.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие cо дня его первого официального опубликования и распространяется на отношения, возникшие c 1 января 2016 года.

Министр культуры и спорта
Республики Казахстан А. Мухамедиулы

Утверждена приказом
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 7 декабря 2015 года № 372

Инструкция по учету, хранению, использованию и списанию
Республики Казахстан

1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция по учету, хранению, использованию и списанию музейных предметов музейного фонда Республики Казахстан (далее – Инструкция) детализирует порядок учета, хранения, использования и списания музейных предметов музейного фонда Республики Казахстан (далее – музейные предметы).
2. В настоящей Инструкции применяются следующие основные понятия:
1) музейный фонд – совокупность культурных ценностей, находящихся в фондах государственных музеев, музеев-заповедников и других государственных организаций и принадлежащих Республике Казахстан;
2) основной фонд – совокупность культурных ценностей, находящихся в постоянном пользовании государственных музеев, музеев-заповедников и других государственных организаций и принадлежащих Республике Казахстан;
3) временный фонд – совокупность культурных ценностей, находящихся во временном пользовании государственных музеев, музеев-заповедников и других государственных организаций и принадлежащих Республике Казахстан;
4) музейный предмет – культурная ценность, изъятая из среды бытования и перемещенная в музей.

2. Учет музейных предметов предметов

3. Учет музейных предметов предусматривает две стадии:
1) первичная регистрация музейных предметов;
2) инвентаризация музейных предметов.

Параграф 1. Первичная регистрация музейных предметов

4. При первичной регистрации:
1) музейные предметы актируются. Актирование производится в день приема или выдачи музейных предметов и оформляется:
актом приема музейных предметов в постоянное или во временное пользование по форме, согласно приложению 1 к настоящей Инструкции;
актом выдачи музейных предметов в постоянное или во временное пользование по форме, согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.
Акты, указанные в настоящем подпункте, регистрируются в Книге регистрации актов приема в постоянное пользование, Книге регистрации актов выдачи в постоянное пользование, Книге регистрации актов приема во временное пользование, Книге регистрации актов выдачи во временное пользование (далее – книги регистрации) по формам, согласно приложениям 3 , , , к настоящей Инструкции.
2) Актирование при приеме музейных предметов осуществляется на основании рекомендаций ;
3) при приеме музейных предметов в Книгу поступлений основного фонда или Книгу поступлений временного фонда (далее – книги поступлений) по формам, согласно приложениям 7 , к настоящей Инструкции, вносятся сведения о музейных предметах, за исключением музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней.
При внесении сведений в книгах поступлений каждому музейному предмету присваивается один порядковый регистрационный номер, а каждой коллекции музейного предмета присваивается номер с дробью, исходя из количества предметов составляющих коллекцию.
При приеме коллекции музейных предметов составляется коллекционная опись музейных предметов по форме, согласно приложению 9 к настоящей Инструкции.
5. Книги поступлений и книги регистрации ведутся в рукописном виде. Для ежедневного пользования формируется копия книг поступлений, в электронном виде.
6. Книги поступлений и книги регистрации до заполнения прошнуровываются, листы пронумеровываются, подписывается директором музея, главным хранителем, руководителем отдела учета и скрепляются печатью музея.
7. На первое января каждого года после внесения последней записи по книгам поступлений и по книгам регистрации составляется опись книг по форме согласно приложению 10 к настоящей Инструкции.
8. При проведении учета музейных предметов количество каждого музейного предмета, в том числе коллекции, измеряется в единицах. Каждому музейному предмету или коллекции присваиваются один шифр, состоящий из сокращенного наименования музея, первой буквы материала из которого изготовлен музейный предмет, номеров, присвоенных по Книге поступлений основного фонда и по Инвентарной книге учета музейных предметов (далее – Инвентарная книга учета), составленную по форме, согласно приложению 11 к настоящей Инструкции.
9. Шифр музейного предмета проставляется на музейном предмете четко, не нарушая его внешнего вида, в рукописном или печатном виде или в ином виде с применением современной технологии. На музейные предметы, принятые во временное пользование шифр проставляется с использованием этикетки.
10. При обновлении шифра все ранее проставленные шифры на музейных предметах сохраняются.

Параграф 2. Инвентаризация музейных предметов

11. Инвентаризация музейных предметов включает в себя:
1) научную инвентаризацию музейных предметов;
2) сверку на наличие музейных предметов.
12. Научной инвентаризации подлежат все музейные предметы, поступившие в основной фонд музея.
13. После первичной регистрации музейных предметов в Инвентарную книгу учета, вносятся сведения о музейных предметах и проставляется шифр.
К каждому музейному предмету составляется инвентарная карточка по форме, согласно приложению 12 к настоящей Инструкции.
14. В зависимости от целевого назначения, содержания, музейные предметы подразделяются на следующие группы:
1) вещевые источники;
2) естественно-исторические памятники;
3) археологические коллекции ;
4) антропологические коллекции;
5) нумизматические коллекции (монеты, ордена, медали, жетоны, знаки, плакаты, клады, бумажные деньги);
6) этнографические коллекции;
7) изделия из металла, дерева, минерала, фарфора, керамики, стекла, известняка, гипса, мрамора, тканей, кожи;
8) оружие, мебель;
9) изобразительные источники (живопись, графика, скульптура, декоративно-прикладное искусство и фотографии);
10) письменные источники (рукописные и печатные документы, редкая книга);
11) киноматериалы и памятники звукозаписи;
12) мемориальные комплексы;
13) музейные предметы из драгоценных металлов и камней;
14) биологические и зоологические музейные предметы.
15. По каждой группе музейных предметов ведется Инвентарная книга учета .
16. При внесении сведений о музейных предметах в Инвентарную книгу учета каждому музейному предмету присваивается один порядковый номер, а каждой коллекции музейного предмета присваивается номер с дробью, исходя из количества предметов составляющих коллекцию.
17. Инвентарная книга учета ведутся в рукописном виде.
18. Инвентарная книга учета до заполнения прошнуровываются, листы пронумеровываются, подписывается директорам музея, главным хранителем, руководителем отдела учета и скрепляются печатью (при наличии) музея.
19. После внесения последней записи о музейных предметах Инвентарная книга учета подлежит описи. При составлении новых Инвентарной книги учета предыдущие сохраняются и не уничтожаются.
20. Сверка на наличие музейных предметов проводится в соответствии с графиком сверки, утвержденным директором музея.
21. В графике сверки, указываются следующие сроки:
1) в музеях, имеющих до трех тысяч музейных предметов – ежегодно;
2) в музеях, имеющих до тридцать тысяч музейных предметов – один раз в три года;
3) в музеях, имеющих от тридцати до триста тысяч музейных предметов – один раз в пять лет;
4) в музеях, имеющих от триста до пятисот тысяч музейных предметов – один раз в семь лет;
5) в музеях, имеющих от пятисот тысяч до одного миллиона музейных предметов – один раз в десять лет;
6) в музеях, имеющих свыше одного миллиона – один раз в пятнадцать лет.
22. По итогам сверки на наличие музейных предметов составляется акт сверки на наличие музейных предметов по форме, согласно приложению 13 к настоящей Инструкции.

3. Хранение музейных предметов

23. Музейные предметы размещаются в помещениях с соблюдением:
1) температурно-влажностного режима;
2) светового режима.
24. Температура воздуха при комплексном хранении различных музейных предметов устанавливается в пределах +18 о Цельсия (далее – С).
25. В хранилищах музейных предметов при их комплексном хранении температура воздуха устанавливается в пределах не выше +20 о С (при относительной влажности до 53%).
26. В помещениях, где располагаются музейные предметы, температура воздуха устанавливается в пределах:
1) не выше +12 о С - для музейных предметов из черно-белых фотоматериалов;
2) не выше +5 о С - для музейных предметов из цветных фотоматериалов;
3) от +16 о С до +25 о С для музейных предметов из воска и пластилина;
4) не ниже 0 о С для музейных предметов из драгоценных и полудрагоценных камней и из янтаря.
27. При комплексном хранении музейных предметов относительная влажность воздуха устанавливается в пределах от 50 до 65%.
28. Для хранения музейных предметов относительная влажность воздуха устанавливается в пределах:
1) от 37% до 50% для археологических музейных предметов, имеющих продукты коррозии в виде хлористых соединений;
2) от 40 до 50% для музейных предметов из фотоматериалов.
29. Для регистрации температуры и влажности воздуха в каждом помещении, где располагаются музейные предметы, устанавливаются психрометры, гигрометры, термометры и другие аппараты.
30. Показатели температуры и влажности воздуха учитываются два раза в сутки, в одно и то же время.
31. В случае, если температурно-влажностный режим помещения имеет повышенную влажность, то минимальное расстояние между стеной и оборудованием составляет не меньше десяти сантиметров, в случае, если пониженную влажность используются средства общего увлажнения.
32. В музейных помещениях на музейные предметы не должны попадать солнечные лучи.
33. Для всех видов графики, книг, рукописных материалов, фотографий, тканей, ботанических и зоологических коллекций , кожи освещенность музейных помещений должна находиться в пределах 50-75 люкс, для всех остальных музейных предметов – 75 люкс.
34. Для хранения масляной и темперной живописи, а также музейных предметов из кости необходимо систематическое освещение (естественное или искусственное) в дневное время.
35. При видеосъемках, фотосъемках в музейных помещениях следует контролировать музейные предметы от нагрева. Источники света должны находиться не ближе четырех метров от музейных предметов, а свет надлежит включать на минимальное время (не более 3-5 минут). Недопустимо повышение температуры воздуха в помещении музея, где проводится съемка, больше чем на 2 о С.
36. Фотосъемка музейных предметов с использованием электронной вспышки не ведется.
37. Хранение живописи осуществляется следующими способами:
1) картины без рам подвешиваются на прочных шнурах или на металлических полосах с передвижными крючками. Один конец шнура закрепляется на металлической штанге, прикрепленной к верху стены, другой конец пропускается через два кольца, ввинченных в раму картины, а затем завязывается на штанге;
2) картины в рамах подвешиваются на стационарных (неподвижных) или выдвижных щитах, затянутых крупной металлической сеткой. Подвеска картин на сетке производится при помощи крюков. Один конец крюка закрепляется в кольцо, ввинченное в раму картины, другой – в ячейку сетки. В сетках и крюках предусматривается антикоррозийное покрытие;
3) картины на холсте и произведения живописи хранятся на досках, стеллажах с гнездами для каждого произведения;
4) картины на толстых досках (в частности, древней русской живописи) хранятся на стеллажах с решетчатым полом (основание), в целях циркуляции воздуха. Настил планок ложится перпендикулярно плоскости произведений. На вертикальной стенке стеллажа оборудуются специальные индивидуальные ячейки с откосами, обтянутые тканью;
5) картины на холсте, натянутом на подрамник хранятся поверх решетчатого пола, формируя второй настил планок. Для большемерных произведений между планками устанавливают подшипники с целью облегчить трение при установке и съемке картин со стеллажа;
6) картины без рам в штабелях, на толстых досках со шпонками хранятся по размерам, картины ставятся лицевой стороной. Между картинами прокладываются подушки из холста и ваты;
7) картины на холсте без рам хранятся по размерам, картины ставятся лицевой стороной, без прокладок;
8) картины масляной живописи хранятся на специальном валу.
В помещениях, где хранятся картины проходы между полками, штабелями устанавливаются шириной не менее одного метра.
38. На одном валу хранятся до десяти картин.
Валы для накатки произведений станковой масляной живописи изготовляются из сухого материала с гладкой поверхностью в следующих параметрах:
1) диаметр вала от 50 и более сантиметров (для дублированных картин и картин с корпусной живописью от 50 до70 сантиметров);
2) длина вала от 5 до 10 сантиметров превышает ширину картины;
3) каркас вала обтягивается фанерой, затем оберточной бумагой;
4) диаметр кружал, прикрепленных к обеим концам вала, должен превышать диаметр вала, с расчетом, чтобы картина, навернутая на вал, отстояла от пола не менее чем на 10-15 сантиметров.
Хранить большемерные картины на валах более двух-трех лет без проверки их сохранности не рекомендуется. Во избежание прогибания и деформации, вал с накатанными на него картинами хранится в горизонтальном положении. Дважды в год вал поворачивают вокруг оси на 180 о.
39. Картины, выполненные в технике темперной и клеевой живописи, а также в смешанной технике хранятся в застекленном виде.
40. В экспозиции живопись экспонируются под стеклом. Для того, чтобы стекло не прикасалось к живописи, по краям делают деревянные, картонные или пробковые прокладки толщиной 2-5 миллиметров.
41. Графика закрепляется на половине паспарту, не имеющей окна, на бумажных шарнирах (лапках), которые приклеиваются с оборота к верхнему краю музейного предмета и паспарту.
42. Рукописные книги (на пергаменте и на бумаге) хранятся в шкафах, обеспечивающих их защиту от света и пыли.
Ветхие рукописные и старопечатные книги хранятся в чехлах или в коробках.
Грамоты (на пергаменте или на бумаге) хранятся в папках, в горизонтальном положении, в шкафах или стеллажах.
43. Музейные предметы из минералов группы сернистых соединений и солей хранятся в широкогорлых банках с притертыми пробками.
44. Музейные предметы из ткани хранятся по видам материалов в глухих шкафах и ящиках, ткани хранятся обернутыми микалентной бумагой.
45. Музейные предметы с золотым, серебряным, жемчужным и другим рельефным шитьем и с меховыми украшениями хранятся отдельно, каждый предмет обертывается микалентной бумагой, между предметами располагается прокладка из нескольких слоев микалентной бумаги.
46. Музейные предметы из кожи хранятся в шкафах, за исключением изготовленных из древесно-стружечных плит. Внутри шкафа:
1) одежда хранится на вешалках с подкладками на углах из ватных подушечек;
2) головные уборы хранятся в отдельных коробках. Для предохранения от деформации, головные уборы надевают на болванки;
3) обувь хранится на деревянных колодках, набитыми мягкой бумагой;
4) кожаное снаряжение, упряжь хранится на деревянных круглых кронштейнах.
47. Скульптуры из дерева, ларцы большого размера, прялки хранятся на стеллажах и полках.
48. Скульптуры крупного и среднего размера хранятся на подиумах, подставках, стеллажах.
49. Музейные предметы из фарфора, керамики, стекла, известняка, гипса, мрамора хранятся на полках в застекленных шкафах.
50. Музейные предметы из цветных и черных металлов хранятся отдельно от предметов из благородных металлов.
51. Огнестрельное и холодное оружие хранится в помещениях, оборудованных охранной сигнализацией.
52. Нумизматика (монеты, медали, ордена, жетоны, значки) хранится в шкафах, оборудованных плоскими выдвижными ящиками - лотками. Высота ящика 3-5 сантиметра. В ящики устанавливаются жестяные, картонные, пластмассовые коробки высотой 1,5-2 сантиметра (без крышек), шириной и глубиной на 1 сантиметр превышающей размер музейных предметов.
53. Негативы и диапозитивы хранятся в металлических шкафах и коробках с гнездами, каждый музейный предмет помещается в конверт из плотной бумаги.
54. Позитивы хранятся в пакетах от фотобумаги соответствующих размеров, не более 10 штук в одном пакете.
55. Кинопленки хранятся в железных стандартных коробках, пленки со звукозаписью – картонных коробках.
56. Магнитные ленты хранятся в первичной упаковке или картонных коробках, поставленных вертикально на деревянных стеллажах.
57. Оптические компактные, съемные диски хранятся в специальных пластиковых контейнерах, в шкафах.
58. Металлический геологоразведочный инструмент (геологические молотки, зубила, облегченные буровые комплекты и другие) хранится на гладких поверхностях.
59. Отпечатки растений, насекомых, рыб и других организмов хранятся в вате, в коробках или ящиках.
60. Монолиты почв хранятся в ящиках, приставленных к стене под углом, а почвенные пробы, взятые для химического анализа, в стеклянных банках с притертой пробкой.
61. Гербарии хранятся в папках, в шкафах с плотно закрывающимися дверцами, в герметических шкафах или коробках.
62. Зоологические музейные предметы хранятся следующими способами:
1) шкуры пушных зверей – в шкафах в подвешенном виде;
2) чучела животных и птиц – в шкафах со стеклянными плотно закрывающимися дверями или на стеллажах. Расставляются, не касаясь друг к другу, согласно зоологической классификации;
3) набитые тушки птиц и млекопитающих – в сундуках;
4) зоологические музейные предметы, фиксированные в спирте или формалине – в стеклянных банках, в глухих шкафах.
63. Антропологические музейные предметы хранятся:
1) черепа – в шкафах на полках;
2) кости скелета – в отдельных ящиках;
3) волосы – в стеклянных пробирках, закрытых пробкой и ватой, при этом промываются эфиром;
4) кости скелета, поступившие в хранение из вечномерзлотных условий до окончательной консервации – в морозильных шкафах при температуре не менее 18 о С.

4. Использование музейных предметов

64. Музейные предметы используются для:
1) экспозиции;
2) научного исследования;
3) фотосъемок и видеосъемок;
4) концертной деятельности.
65. Музейные предметы не используются в случаях их ветхости.
66. Транспортировка музейных предметов осуществляется в соответствии с рекомендациями фондово-закупочной (фондово-отборочной) комиссии .
67. При транспортировке музейных предметов все музейные предметы укладываются в ящики по группам с вставленными деревянными клетками или в коробках, обернутые в мягкую бумагу отдельно друг от друга. Части музейных предметов обертываются отдельно друг от друга и упаковываются в один ящик.
Внутри ящиков или коробок музейные предметы:
1) из драгоценных металлов и камней укладываются в специальные футляры;
2) из металла и оружие обертываются мягкой бумагой или укладываются в специальные футляры, чехлы. Перед упаковкой очищаются от пыли и смазывают оружейным маслом. Инкрустацию заклеивают бумагой или марлей, смоченной в расплавленном воске или парафине;
3) из парчи или с золотым и серебряным шитьем расстилаются на всю ширину в больших картонках, пуговицы и нашитые украшения на одежде обертываются мягкой бумагой, железные детали снимаются по возможности и обертываются мягкой бумагой;
4) из шерсти и меха обертываются мягкой бумагой, обработанной средствами от вредителей. Перед упаковкой мех прочесывается гребнем;
5) из кожи обертываются мягкой бумагой. Перед упаковкой музейные предметы смазываются смягчителями (касторовым маслом, ланолином, эмульсией из глицерина с яичным желтком). Кожаная обувь набивается мягким материалом и перед упаковкой просушивается.
68. При упаковке музейных предметов обеспечивается:
1) изолированность каждого музейного предмета;
2) отсутствие чрезмерного давления на каждый музейный предмет;
3) полная неподвижность музейных предметов.

5. Списание музейных предметов

69. Музейный предмет подлежит списанию в соответствии с рекомендациями фондово-закупочной (фондово-отборочной) комиссии в следующих случаях:
1) разрушения музейного предмета;
2) передачи в постоянное пользование государственным музеям и государственным организациям;
3) обмена с государственными музеями и государственными организациями.
В случае передачи в постоянное пользование государственным музеям и государственным организациям или обмена музейного предмета с государственными музеями и государственными организациями составляется акт приема-передачи.
70. На основании рекомендации фондово-закупочной (фондово-отборочной) комиссии составляется акт о списании музейных предметов по форме, согласно приложению 14 к настоящей Инструкции.
71. Акт о списании утверждается директором музея и скрепляется печатью (при наличии) музея.
72. После утверждении акта в графе «примечания» Книги поступлений основного фонда вносятся записи о списании музейного предмета, включающие дату и номер акта о списании.
При списании непрофильных музейных предметов, после записи в графе «примечания» Книги поступлений основного фонда музейные предметы передаются на безвозмездной основе другим государственным организациям.

Приложение 1

использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

«Утверждаю»
Директор
_______________________
(полное наименование музея)
« » _______ 20__ года

Акт приема
музейных предметов в постоянное или
во временное пользование
№

Настоящий акт составлен « » ______ 20 года в трех
экземплярах о том, что
__________________________________________________________ в лице
____________________________________________________________________
принял, а __________________________________________________________
(Ф.И.О. физического лица или
__________________ в лице __________________________________________
наименование юридического лица) (Ф.И.О. должность)

передал в постоянное или во временное пользование следующие музейные
предметы:
(нужное подчеркнуть)

Всего по акту принято: _________________ единиц музейных предмет на
(цифрами и прописью)
общую сумму (в тенге) _______________________
(цифрами и прописью)

Основание: (дата, номер протокола фондово-закупочной
(фондово-отборочной) комиссии)

Список прилагаемых документов (при наличии):

Подписи лиц, составляющих настоящий акт _____________________________
(Ф.И.О., подписи лица, сдавшего документы)

Приложение 2
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

«Утверждаю»
Директор
_______________________
(полное наименование музея)
« » _______ 20__ года

Акт выдачи
музейных предметов в постоянное или во временное пользование
№

Настоящий акт составлен « » ______________ 20 года о том, что
____________________________________________________________ в лице
(наименование государственного музея)

(фамилия, имя, отчество (при наличии) (далее – Ф.И.О.), должность)

передал до « » 20_______ года, а ________________________ в лице
(при выдачи во временное пользование) (наименование юридического лица)
_____________________________________________________________________
(Ф.И.О. должность)

принял в постоянное или во временное пользование следующие музейные
предметы на основании
(нужное подчеркнуть)

специального разрешения уполномоченного органа в области культуры или
местного исполнительного органа области (города республиканского
значения, столицы).
(нужное подчеркнуть)

Всего по акту передано: ___________________ единиц музейных предметов
(цифрами и прописью)
Подписи ____________________________________________

(на обратной стороне листа при выдачи во временное пользование)

Выдача произведена при обязательном выполнении следующих условий:
1. Выданное по настоящему акту музейные предметы подлежат возврату
музею ________________________ не позднее срока, установленного
настоящим актом и при этом без всякого предварительного требования.
2. Упаковка и транспортировка выданного музейного предмета
производится за счет _____________________________________________________________________
3. Выданные музейные предметы возвращяются той же сохранности, в
какой они были на момент их выдачи.
В случае утраты или частичной порчи выданных экспонатов
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

обязуются возместить стоимость утраченного или стоимость реставрации.
4. В течение установленного срока временного пользование музейных
предметов, музей
_____________________________________________________________________
наблюдает за тем, чтобы музейные предметы хранились в
_____________________________________________________________________
соответствующих условиях, для чего допускает представителя музея к
_____________________________________________________________________
осмотру материалов беспрепятственно и выполняет все его указания в
_____________________________________________________________________
отношении условий хранения.

С условиями ознакомлен (а): _________________________________________
(подпись лица, принимающего музейный предмет)

Приложение 3
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Книга регистрации актов приема в постоянное пользование

Приложение 4
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Книга регистрации актов выдачи в постоянное пользование

Приложение 5
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Книга регистрации актов приема во временное пользование

Приложение 6
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Книга регистрации актов выдачи во временное пользование

Приложение 7
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Книга поступлений основного фонда

Приложение 8
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Книга поступлений временного фонда

Приложение 9
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Коллекционная опись музейных предметов

Наименование коллекции: ___________________________________________;
Количество предметов в коллекции: _________________________________;
Стоимость коллекции: ______________________________________________;
Дата и место обнаружения коллекции: _______________________________;

Номер акта приема музейных предметов в постоянное/во временное
пользование или акта выдачи музейных предметов в постоянное/во
временное пользование:___________________;
Порядковый номер по книге поступлений основного фонда или по книге
поступлений временного фонда: ____________________________________;

Дата составления описи: __________________________________________

Приложение 10
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Опись книг

Приложение 11
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Инвентарная книга учета музейных предметов
_______________________________________________
(основного фонда или по группе «_________»)

Приложение 12
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Инвентарная карточка ___________________________________
(наименование музейного предмета)

Полное наименование музея: __________________________________________
Структурное подразделение музея: ____________________________________

1. Дата и порядковый номер музейного предмета по книге
поступлений основного фонда_________________________________________.
2. Инвентарный номер музейного предмета и группа по классификации_______________________________________________________.
3. Старый инвентарный номер музейного предмета (при наличии)
____________________________________________________________________.
4. Описания музейного предмета:
1) место для фото (или прилагается);
2) материал и техника изготовления;
3) размер, общий вес и проба для драгагоценных металлов и
камней;
4) основные признаки (формы, назначения, устройство, покрой,
цвет, сюжет, композиция, художественный стиль, изображение, надписи,
печати, знаки и другие)___________________________________________.
5. Состояние сохранности музейного предмета: _______________.
6. Публикации, использование: ______________________________.

Дата составления: « » 20 года
Составитель: _________________________________________________

Примечание:
При составлении инвентарной карточки и описания музейных
предметов, состоящих полностью из драгоценных металлов и камней (в
том числе монет, изделий), в графе «материал» указывается
наименование драгоценных металлов и камней, из которых изготовлен
предмет, в графе «размер и общий вес» указывается высота, ширина,
глубина предмета (если предмет правильной круглой формы – его
диаметр) с точностью до 1 миллиметр. Вес указывается: для
драгоценных металлов и камней весом до 100 грамм с точностью до 0,01
грамма; свыше 100 грамм – с точностью до 0,1 грамма, вес драгоценных
камней – с точностью до 0,01 карата. Крупные цельные музейные
предметы взвешиваются с точностью, допускаемой весами, о чем
делается оговорка.

Приложение 13
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

«Утверждаю»
Директор
_________________________
(полное наименование музея)
« » _______ 20__ года

Акт
сверки на наличие музейных предметов
№
от «____» ______________ 20 года

Настоящий акт составлен согласно приказу директора ____________
(полное наименование музея)
№ ___ от « » ______ 20 года «______________________________________»
(заголовок приказа)

по итогам проведенной сверки на наличие музейных предметов
установлено следующее:

Согласно ___________________________________________________________
(наименование, номер книги и (или) акта)
на « »________ 20__ года находится всего ____________ единиц музейных
(цифрой и прописью)
предметов, из них: _____________________________ музейных предметов.

Фактически в результате сверки музейных предметов на « »________ 20__
года находится всего _____________________ единиц музейных
(цифрой и прописью)
предметов, из них:________________________________музейных предметов.
(наименование, инвентарный номер, краткое описание)

Итого выявлено ____________ музейных предметов (список прилагается).

Настоящий акт составили: 1)_________________________________________
(фамилия, имя, отчество (при наличии), должность, подпись)

Приложение 14
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

«Утверждаю»
Директор
_______________________
(полное наименование музея)
« » _______ 20__ года

Акт о списании музейных предметов №
от «____» ___________20___года

Председатель комиссии ______________________________________________
(фамилия, имя, отчество (при наличии) (далее – Ф.И.О.)
Члены комиссии: ____________________________________________________
(Ф.И.О. всех членов комиссии)
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

на основании ________________________________________________________
(разрушения музейного предмета, передачи в постоянное пользование
_____________________________________________________________________
государственным организациям, обмена с государственными организациями)

составили настоящий акт в двух экземплярах, о списании ниже перечисленных музейных предметов

Всего ____________________ единиц музейных предметов
(цифрами и прописью)

Председатель комиссии:______________________
(подпись, Ф.И.О.)

23.1. Музеи обязаны систематически проводить проверку наличия и состояния сохранности музейных предметов и музейных коллекций в целях установления соответствия их фактического наличия, идентифицирующих признаков и состояния сохранности с данными в основной учетной документации (далее – проверка наличия).

Проверка наличия может производиться как по всему объему хранящихся в фондах музейных предметов и музейных коллекций, так и по отдельным группам хранения в соответствии с шифрами инвентарных книг.

23.2. Проверка наличия осуществляется комиссией, образованной на основании приказа директора музея, в соответствии с планом-графиком, утвержденным директором музея и согласованным с учредителем.

В состав комиссии должно входить не менее 3-х человек с обязательным участием ответственного хранителя и сотрудника отдела учета.

23.3. План-график составляется с учетом следующих сроков проверки наличия и объема проверяемых фондов или групп хранения:

Для музеев с общим количеством фондов до 30 тысяч предметов – 1 раз в 3 года;

От 30 до 300 тысяч – 1 раз в 5 лет;

От 300 до 500 тысяч – 1 раз в 7 лет;

От 500 тысяч до 1 миллиона – 1 раз в10 лет;

Свыше 1 миллиона – 1 раз в 15 лет.

Проверка наличия предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в сроки, указанные в разделе 36 Правил.

23.4. В целях более эффективной организации работы по проверке наличия в каждом музее необходимо разработать и утвердить методику ее проведения, включая порядок подсчета музейных предметов и простановки в книгах учета специальных отметок о прохождении предметом проверки наличия.

23.5.Результаты проверки оформляются актом, который подписывается всеми членами комиссии, выносится на рассмотрение ЭФЗК, утверждается директором музея и регистрируется в специальной книге регистрации актов проверки наличия(приложение № 30).

К акту проверки наличия прилагаются следующие документы.

Таблицы, в которых зафиксированы данные о количестве музейных предметов, зарегистрированных в книгах учета(приложение № 30-1).

Таблицы составляются на основании подсчета предметов в каждом томе книги учета с обязательным приведением в соответствие количества зарегистрированных номеров количеству числящихся за ними предметов, в том числе, в суммарных номерах с дробными обозначениями.

В акте фиксируются сведения о предметах, исключенных из учетной документации в установленном и неустановленном порядке, дважды зарегистрированных предметах и предметах, исключенных ранее, но оказавшихся в наличии (приложения №№ 30-2, 30-3).

К списку предметов, не обнаруженных в ходе проверки наличия необходимо приложить все имеющиеся документы-обоснования в виде ксерокопий с оригиналов или заверенных копий (приложение № 30-4).

В случае кражи или хищения документами-обоснованиями являются письмо-информация о дате и обстоятельствах кражи, соответствующие внутримузейные приказы и объяснительные записки должностных лиц музея, результаты служебных расследований, справки органа внутренних дел о заведении, приостановлении или прекращении уголовного дела, иные документы и материалы, относящиеся к данному факту.

В случае произведенных ранее передач музейных предметовв другие музеи или организации без оформления соответствующих разрешительных документов прилагаются заверенные копии документов, на основании которых была произведена передача (приказ или распоряжение вышестоящей организации или директора музея, акт выдачи, подтверждение музея или организации о получении предмета и др.).

В случае подтверждения недостачи музейных предметов, выявленных в ходе ранее проводившихся проверок наличия, прилагаются заверенные копии актов этих проверок или выписки из них с приложением соответствующих листов списков предметов.

В случае выявления недостачи музейных предметов по неустановленным и документально не подтвержденным причинам прилагается объяснительная записка, подписанная главным хранителем, заведующим отдела учета и ответственным хранителем.

В список на несоответствия включаются только те предметы, в которых выявлены грубые (серьезные) несоответствия описания их фактическим параметрам и визуальным характеристикам или установлена подмена предметов (приложение № 30-5).

В ходе проверки наличия необходимо обратить внимание на предметы, находящиеся в неудовлетворительном состоянии сохранности в целях решения вопроса о принятии срочных мер по их консервации или реставрации, а также на предметы, ошибочно включенные в состав основного фонда музея и подлежащие переводу в научно-вспомогательный фонд (приложения №№ 30-6, 30-7).

Предложения об исключении музейных предметов из Музейного фонда Российской Федерации и учетной документации музея должны содержать аргументированные обоснования о целесообразности их исключения, подкрепляемые соответствующими документами-обоснованиями в виде экспертных заключений ЭФЗК и сторонних специалистов, уведомлений органов МВД о прекращении уголовного дела и т.п. (приложение № 30-8).

Все приложения к акту проверки подписываются членами комиссии и скрепляются печатью музея.

В зависимости от состояния учетной документации музея и результатов проверки в акте могут быть отражены другие позиции, не предусмотренные формой, указанной в приложении № 30.

23.6. Результаты проверки наличия представляются музеем на утверждение учредителю.

Музеи, находящиеся в ведении Российской академии наук, иных федеральных ведомств, субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, направляют акты проверки наличия в Министерство культуры Российской Федерации в случаях:

Утраты музейных предметов (недостача);

Перевода предметов из основного в научно-вспомогательный фонд;

Исключения (списания) музейных предметов;

Установления подмены музейных предметов.

23.7. Общероссийская (тотальная) проверка наличия музейных предметов и музейных коллекций проводится Министерством культуры Российской Федерации через каждые 20 лет.

Как обеспечить юридическую охрану музейных собраний. Учет музейных предметов - это важнейшее направление музейной деятельности, так как фонды любого музея нуждаются в физической и юридической сохранности.

Учет музейных фондов обеспечивает юридическую охрану музейных предметов и играет важную роль в их изучении и использовании.

Учетная документация в музее выполняет функции определения и регистрации музейных собраний, являющихся общенародным достоянием.

Она обеспечивает юридическую охрану музейных предметов и играет важную роль в их изучении и использовании.

↯ Внимание! Для скачивания доступны новые образцы: ,

Главное в материале

Учетная документация музея - это документация строгой отчетности, она обязательно ведется на бумажном носителе - как в печатном (акты приема и выдачи), так и в рукописном (книги поступлений, инвентарные книги) и предоставляется в подлиннике.

Учетная документация может дублироваться на электронных носителях, однако юридического статуса в таком виде она не имеет.

Основные документы государственного учета музейных фондов

Основными документами учета музейных фондов являются акты приема, акты выдачи, книги поступлений и инвентарные книги. Все сведения об учетной документации музея и правила ее оформления содержатся в Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР (Глава III. Государственный учет музейных фондов) 1985 г.

✪ Как музею автоматизировать учет , читайте в Системе Культура.

Изменения и дополнения в данную инструкцию с тех пор не вносились. В 2008 г. был создан проект новой, более полной Инструкции по организации комплектования, учета, хранения, реставрации и использования музейных предметов и музейных коллекций Музейного фонда Российской Федерации, однако он так и остался проектом. На базе общей инструкции музей может разработать внутреннюю инструкцию.

Учетом музейных предметов и составлением учетной документации в музее занимается отдел (или сектор) учета. Правильность ведения учета контролируют заведующий отделом учета и главный хранитель музея.

Акты приема и выдачи - это первичные юридические документы учета (Раздел Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР «Порядок приема и выдачи поступивших в музей предметов»). Любое движение музейных предметов, начиная с их поступления в музей, в обязательном порядке оформляется данными актами.

Передача музейных предметов, не оформленная актами, запрещена.

Акты составляются как для внутримузейного движения (например, для передачи предмета в реставрационные мастерские, если в музее они есть, или передачи от одного хранителя другому, передачи хранителю от куратора выставки), так и для передачи предмета на выставки в другие музеи, в реставрационные мастерские, на экспертизу и т. д.

Например, перед выдачей предметов из фонда «Осветительные приборы» на выставку в другой музей их необходимо было отреставрировать.

Был составлен акт внутренней передачи предметов от хранителя фонда «Осветительные приборы» художнику-реставратору, после чего предметы передали в реставрационную мастерскую, находящуюся в нашем музее.

Книги поступлений и инвентарные книги - учета музейных фондов (разделы Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР «Регистрация новых поступлений» и «Научная инвентаризация музейных предметов»).

Цель книги поступлений - регистрация попавшего в музей предмета под определенным порядковым номером, краткое описание этого предмета, по которому его можно будет найти и опознать в случае утери или кражи.

Инвентарные книги: учет музейных фондов

Все предметы, поступившие в музей на постоянное хранение, после актирования и рассмотрения на заседании фондово-закупочной комиссии в течение месяца вносятся в книгу поступлений основного или вспомогательного фонда. Запись в книгу поступлений - первая ступень учета музейного предмета.

Цель книги поступлений - регистрация попавшего в музей предмета под определенным порядковым номером, краткое описание этого предмета, по которому его можно будет найти и опознать в случае утери или кражи. Номер книги поступлений сразу же проставляется на самом предмете и указывается в акте приема предмета в музей.

✫ Где следует страховать музейные предметы и что делать, если страховой случай наступил, узнайте в Системе Культура

Инвентарные книги заполняются в ходе инвентаризации - основной формы изучения, описания и научного определения музейных предметов.

Инвентаризации подлежат все музейные предметы, поступившие в постоянное пользование музея.

Музейные предметы разделяются по фондам в составе основного и записываются в инвентарную книгу определенного фонда. Каждая книга фонда имеет свой шифр (например, инвентарная книга фонда «Письменные источники» имеет шифр «ПИ», инвентарная книга фонда «Живопись» - «Ж» и т. д.).

До того как сделать запись в инвентарную книгу, сотрудник музея изучает предмет, описывает его, после чего вносит предмет в инвентарную книгу и присваивает ему инвентарный номер. Этот номер потом вносится в книгу поступлений в отдельную графу и проставляется на самом предмете.

Например, нашим музеем была закуплена коллекция миниатюр. Она была внесена в Книгу поступлений, и теперь ее изучает хранитель фондов «Графика» и «Живопись», подробно описывает предметы, изучает научную литературу, исследует историю предметов.

Как убедиться, что в музее надежная охрана , порядок действий в журнале «Справочник руководителя учреждения культуры»

Правила составления актов и заполнения книг

Акты приема и акты выдачи составляются на компьютере по определенному шаблону. В них указывается место составления акта, дата, от кого или кому, по чьему распоряжению, для какой цели и на какой срок принят или передан предмет.

В актах указываются принимаемые или выдаваемые предметы, им дается краткое описание, указывается размер, материал, техника, сохранность предмета, его монтировка (в раме или под стеклом), прежний номер предмета (если он поступил из другого музея) - в акте приема, шифр и номер по книге поступлений, а также номер научного инвентаря при выдаче.

При приеме предмета в постоянное пользование указывается также его цена, если он имеет оценку (был заказан или приобретен за плату).

Акты утверждаются директором музея, а в его отсутствие - лицом, его замещающим. После подписания и утверждения директором акты скрепляются печатью музея.

Акты составляются в нескольких экземплярах (не меньше трех). Первый экземпляр остается у главного хранителя или в отделе учета; второй - передается в отдел, которому предмет передан на хранение или из которого выдан (если хранение производится по отделам); третий - вручается под расписку лицу, сдавшему или принимающему предмет.

✔ Опись инвентарных книг и книг поступлений, скачать шаблон в Системе Культура.

Раздельно пронумерованные акты постоянного и временного хранения подшиваются в два разных дела актов приема или в два разных дела актов выдач в хронологическом порядке. В конце года акты нумеруются по страницам, шнуруются, опечатываются печатью и остаются на хранение в музее. Все акты подлежат регистрации в специальных книгах регистрации актов.

Книги поступлений и инвентарные книги музея должны быть до их заполнения пронумерованы, прошнурованы и опечатаны печатью вышестоящего учреждения, а также подписаны представителем этого учреждения.

Акты, книги поступлений и инвентарные книги музея должны заполняться разборчиво, четко, без помарок, подчисток и исправлений.

Исправления записей в этих документах допускаются лишь в крайних случаях. Если внести изменения необходимо, то это делается красной ручкой. Старые (зачеркнутые только одной чертой) и новые записи должны четко читаться. Об исправлениях делается соответствующая запись на той же странице.

Она заверяется директором и главным хранителем (зав. фондами), зав. отделом учета, материально ответственным лицом и скрепляется печатью музея.

Графы книги поступлений и инвентарной книги заполняются следующим образом:

• в графе «Описание предмета» - дается его наименование;
• размер предмета указывается в см (для прямоугольных предметов указывается высота и ширина, для круглых - диаметр, для объемных - высота, ширина и глубина);
• в графу «Сохранность» вносятся все имеющиеся дефекты (прорывы, трещины, сколы).

Ответственность за неправильное или неполное ведение учета регламентируется внутримузейной документацией, которая разрабатывается каждым музеем в отдельности с учетом его специфики: Положением о секторе учета и должностными инструкциями сотрудников данного отдела.

Как правило, вся ответственность за ведение учетной документации возлагается на заведующего сектором (отделом) учета, а степень ответственности других сотрудников устанавливается должностными инструкциями, правилами внутреннего трудового распорядка и трудовым договором.

Материал проверен экспертами Актион Культура

Страница 20 из 39

Учет музейных фондов

Учет музейных фондов является одним из основных направлений фондовой работы. Его цель состоит в юридической охране музейных фондов и прав музея на данные, полученные в результате изучения музейных предметов и коллекций. Учет фондов представляет собой непрерывный процесс, поскольку фонды музея постоянно пополняются; ведется контроль за движением предметов и за их состоянием. Порядок учета, хранения и научной обработки музейных предметов регулируется нормативными документами Министерства культуры.

В процессе учета музейных фондов составляется по установленным формам учетная документация. В ней содержатся данные об отдельных предметах и группах предметов, о порядке их поступления в музей и в различные фондовые подразделения. Большинство из документов имеют юридическую силу, подлежат регистрации ивечному хранению. Это акты приема, акты выдачи, книги поступлений, книги научной инвентаризации.

Государственный учет музейных фондов предусматривает два этапа, которые отражают степень изученности музейных предметов: первичная регистрация поступивших в музей предметов и инвентаризация, то есть научная регистрация музейных предметов.

Юридическое оформление принадлежности предметов музею и прав музея на эти предметы начинается с акта приема предметов на постоянное хранение. Этот документ составляется не менее чем в трех экземплярах, подписывается главным хранителем (заведующим фондами), лицом, хранившим предметы до решения фондово-закупочной комиссии; и лицом, принявшим их на материальное хранение. Акт утверждается директором музея и скрепляется печатью музея. Прием предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, орденов и медалей, а также оружия определяется особыми нормативными документами.

Прежде чем поступить в соответствующее фондовое подразделение, предметы проходят первичную регистрацию, которая окончательно закрепляет их принадлежность данному музею. Они вносятся в книгу поступлений музейных предметов (основного фонда) или в книгу учета научно-вспомогательных материалов по форме, определенной инструкцией (см. Прил. № 3, 4, 5). В естественно-научных музеях сырьевые материалы регистрируются в книге учета сырьевых научных материалов .

Предметы, поступившие в музей на временное хранение, вносятся в книгу поступлений во временное пользование. Возвращаются они по акту, который составляется по распоряжению директора иподписывается главным хранителем, заведующим фондовым подразделением, хранившим предмет; и лицом, временно принявшим его на материально ответственное хранение.

Цель книг поступлений как государственного документа охранного порядка – зарегистрировать предмет под определенным номером и дать краткое его описание, исключающее подмену предмета, а в случае утери или кражи облегчающее его розыск. Порядковый номер по книге поступлений (КП), присвоенный данному предмету, одновременно проставляется в акте его приема в музей, а также на самом предмете вместе с шифром музея, например: ГИМ, КП – 112408. При одновременном поступлении большого количества однородных предметов (нумизматическая коллекция, фотоматериалы и др.) допускается их групповая запись в книге поступлений при наличии коллекционной или полевой описи. В этом случае количество поступивших предметов отражается в соответствующих порядковых номерах книги поступлений (например, КП – 1760–1870) или фиксируется дробными порядковыми номерами (например, КП – 1760/1 – ПО). Однако уникальные материалы всегда записываются индивидуально. Групповая запись предметов из драгоценных материалов и драгоценных камней также запрещается.

Таким образом, понятия единица учета и единица хранения, могут обозначать как отдельный музейный предмет, так и группу предметов (коллекцию, комплект), если они зарегистрированы в учетных документах под одним номером.

Регистрация в книге поступлений музейных предметов производится с учетом всех сведений, зафиксированных в актах приема и полевой документации. Описание предмета делается на основе результатов его атрибуции, полученных к моменту его первичной регистрации. Уникальные предметы в обязательном порядке фотографируются. В книге поступлений фиксируются также данные о времени, источнике, способе поступления предмета, его сохранности, стоимости (при покупке), сопроводительных документах. Проставляется номер акта, дата записи.

Книга поступлений, как документ охранного порядка, до заполнения оформляется соответствующим образом: листы пронумеровываются, прошнуровываются, книга подписывается и опечатывается печатью вышестоящей инстанции. Все записи делаются четко, разборчиво, без подчисток, а их исправление допускается лишь в крайних случаях, при этом старые и новые записи должны четко читаться. Незначительные исправления заверяются специальной записью в примечаниях книги за подписями директора и главного хранителя, заведующего отделом учета, хранителя предмета. Подписи скрепляются печатью музея. Все существенные исправления в книге поступлений (атрибуция, сохранность, размер, материал и т.п.) делаются только на основании специальных актов, подписанных директором или его заместителем по научной работе, главным хранителем, заведующим фондовым подразделением, и заверяются ответственным за первичный учет лицом.

Юридические документы первичного учета тщательно сохраняются; доступ к ним имеет ограниченный круг лиц. Между тем в информации, которуюони содержат, нуждаются не только сотрудники музея, но и исследователи из других учреждений. Поэтому уже на стадии первичного учета создается система картотек – карточных, а в последние годы и электронных. Особенно необходима учетная картотека, выполняющая информационную функцию книги поступлений. Составляющие ее карточки идентичны по содержанию записям в книге поступлений и расположены в порядке ее номеров. На временные поступления также составляется картотека, систематизированная по источникам поступления.

После регистрации в книгах поступлений предметы передаются в фондовые подразделения хранителям по актам на материально-ответственное хранение (см. Прил. № 6). При этом музейные предметы, в отличие от научно-вспомогательных материалов, проходят второй этап учета – инвентаризацию, которая представляет собой основную форму изучения, описания и научного определения предметов основного фонда. Осуществляется она при помощи книг научной инвентаризации – научных инвентарей. Будучи юридическими документами, они оформляются так же, как и книги поступлений.

Запись в научный инвентарь делается только по-предметно и в соответствии с установленной инструкцией формой (см. Прил. № 7, 8). Она основывается на дальнейшей, более глубокой работе специалиста по определению музейного предмета. В научном инвентаре дается точное наимено-вание предмета, его подробное описание с перечнем всех имеющихся клейм, монограмм, подпи-сей и надписей. Вносятся данные об авторе, месте и времени создания и бытования, истории пред-мета, касающихся его публикациях, материале и технике изготовления, размере и весе (для предметов из драгоценных металлов и камней), степени сохранности. В соответствующих графах указываются учетные обозначения, старые учетные обозначения (если они имеются), номера фотонегативов (если предмет сфотографирован), данные об источнике и способе поступления, цене и пр.

Музейные предметы при инвентаризации систематизируются в соответствии со структурой (строением) основного фонда. Поэтому каждое фондовое подразделение обычно имеет несколько научных инвентарей, в соответствии с принятой в нем классификацией по группам музейных предметов. Например, в подразделении изобразительных источников произведения живописи, графики, скульптуры будут вноситься в разные книги. Каждая из них имеет свое обозначение, которое позволяет определить принадлежность книги и заинвентаризованного в ней предмета к конкретному фондовому подразделению и группе, образованной внутри него. Принадлежность к подразделению изобразительных источников может обозначаться буквой И, а к группе скульптуры – буквой С.

Каждый предмет, записанный в научном инвентаре, получает свой номер, который проставляется на нем и в книге поступлений. Таким образом, музейный предмет в итоге обретает два номера: по книге поступлений и по научному инвентарю. Его полное учетное обозначение может выглядеть, например, так:

ГИМ-КП 1245

И-С 137

Проставляя учетное обозначение, важно не причинить ущерб внешнему виду предмета и вместе с тем нанести его так, чтобы оно было доступно дляобозрения хранителю и исследо-вателю, не осыпалось, не стиралось. Например, на металлических предметах оно проставляется эмалевой краской, а на керамических – масляной или тушью. Если учетное обозначение невозможно нанести на сам предмет, используют этикетки и бирки, которые пришивают, прибивают или подвешивают к предметам, проставляют на монтировке, на индивидуальной упаковке.

Предметы, составляющие комплект (сервизы, гарнитуры), вносятся в научный инвентарь под отдельными номерами, а их принадлежность к комплекту отмечается при описании. Атласы, альбомы рисунков и фотографий одного автора вносятся в научные инвентари под одним номером, при этом каждый лист получает дробный номер.

Предметы из драгоценных металлов и драгоценных камней записываются в инвентари только при наличии акта ювелирной экспертизы, удостоверяющей подлинность материала и точность веса. В специальных инвентарных книгах ведется их дополнительный учет, поэтому в отличие от других предметов они имеют не два, а три учетных номера.

Письменные источники учитываются по правилам, разработанными руководящими архивными органами. Учет ведется по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения. Описи архивных фондов в юридическом отношении приравниваются к книгам научной инвентаризации. Они включают перечень входящих в данный фонд единиц хранения. Перечень содержит заголовок и краткое описание содержания каждой единицы хранения.

Запись в научный инвентарь делается на основе предварительно составленной карточки научного описания предмета, графы которой должны соответствовать графам инвентаря (см. Прил. № 9). Заполняется она в процессе определения музейного предмета и фиксирует результат изучения всех основных его признаков. До занесения в научный инвентарь текст описания должен предварительно визироваться заведующим фондовым подразделением, заместителем директора по научной части или главным хранителем.

В процессе научного описания содержание карточки может дополняться, уточняться и даже меняться. При этом все изменения, вносимые в научный инвентарь, оформляются по тем же правилам, что и в книгах поступлений.

На основе карточек научного описания музейных предметов создается инвентарная картотека, выполняющая информационные функции книг инвентарного описания и служащая основой для научной каталогизации фондов. Для того чтобы быстро находить предметы, составляется топографическая картотека, а также топографическая опись, где фиксируется место хранения каждой единицы учета. В каждом фондовом подразделении создаются и картотеки на предметы научно-вспомогательного фонда.

Музейные фонды находятся в непрерывном движении, ведь предметы могут передаваться в другие музеи и учреждения как в постоянное пользование в порядке обмена или на безвозмездной основе, так и во временное пользование, например, для создания экспозиций или выставок. Еще более активно перемещаются предметы внутри музея. Они передаются во временное пользование другим отделам для экспозиционно-выставочной работы, для исследования, реставрации, фотокопирования. Все эти выдачи, так же как и факты хищения, утраты, разрушения предметов, оформляются соответствующим образом согласно инструкции. Выдачи на длительный срок внутри музея (в другие фондовые подразделения, в экспозицию) оформляются актом внутримузейной передачи и визируются главным хранителем (см. Прил. № 10). Предметы, передающиеся из фондовых подразделений в другие отделы музея, например, фотолабораторию, на короткий срок, могут регистрироваться в специальной книге с распиской принявшего лица.

Количество предметов в музейных фондах постоянно меняется: одни предметы выбывают из состава музейного собрания, другие пополняют его. Поэтому музей ежегодно составляет годовые отчеты о движении музейных фондов, где отражаются сведения о поступлениях, об общем количестве предметов, о внутримузейных и внемузейных временных выдачах и т.д. Для того чтобы убедиться в наличии реальных предметов за конкретными цифрами учетных документов, а также в том, что их сохранности не нанесен ущерб, проводится переучет фондов.

Переучет осуществляет специальная комиссия в составе не менее трех человек с обязательным участием хранителя данной коллекции. Каждый предмет, закрепленный за фондовым подразделением, сверяется с актом приема на материально-ответственное хранение, с записью в книге научной инвентаризации и в книге поступлений; проверяется и наличие документов, оформляющих отсутствие в фондах тех или иных предметов. По итогам работы комиссия составляет и подписывает акт сверки наличия музейных предметов с учетной документацией, который утверждает директор музея.

Важнейшие учетные документы, имеющие юридическую силу, регистрируются в специальных книгах и описях. Посторонним лицам они не выдаются и за пределы музея не выносятся. Все акты, инвентарные книги, книги временных и постоянных поступлений, книги и описи изделий из драгоценных материалов хранятся у ответственных лиц в несгораемых шкафах, в закрытом помещении, которое в нерабочее время пломбируется.

Наряду с термином «учетная документация» существует и более широкое понятие – «фондовая документация». Помимо учетных она включает документы, образующиеся в процессе физической охраны фондов, а также при их классификации и систематизации – классифика-ционные схемы, каталоги и указатели. Таким образом, система фондовой документации содержит и передает сведения как о самих фондах, так и о тех явлениях и процессах, которые документируют музейные предметы. Следовательно, она представляет собой информационную систему. Помимо собственно фондовой документации внее входят исследования отдельных предметов и их групп, опубликованные в виде монографий и статей, а также исследования вобласти профильных дисциплин, созданные на основе музейных предметов.

Фондовая информационная система используется при отборе предметов для экспонирования и составления этикетажа, она помогает интерпретировать предметы при подготовке экскурсий и лекций, а в процессе изучения музейных предметов позволяет проводить сравнительный анализ. Кроме того, она предоставляет данные, позволяющие выяснить состояние самих фондов, целесо-образность и направленность их пополнения. В фондовой информационной системе нуждаются не только сотрудники музея, но также исследователи других учреждений и представители разнообразных специальностей.

Создание фондовой информационной системы – работа сложная и непрерывная. В последнее десятилетие началась ее активная модификация с помощью компьютерных технологий, которые позволяют кардинально изменить сам процесс подготовки музейной документации. Наличие электронных носителей информации не избавляет музейных специалистов от оформления учетных документов на бумажных носителях, поскольку только они имеют юридическую силу. Однако автоматизация деятельности фондовых подразделений значительно снижает трудозатраты, уменьшает вероятность ошибок и позволяет оперативно вносить изменения в подготавливаемые документы.

Особенно широкие возможности компьютеризация открывает в области каталогизации музейного собрания. С ее помощью ведутся картотеки, включающие в себя сколь угодно подробные данные о предметах и необходимый справочный аппарат – индексы, ссылки, рубрикаторы. Она позволяет вести поиск информации по различным признакам – автору, инвентарному номеру, дате создания, по любой фразе или слову в описании, а получаемые по запросу сведения могут иметь как текстовую, так и графическую форму.

Музейные ценности требуют учета!

В России насчитывается более 1800 музеев. В их собраниях хранится почти 55 000 000 экспонатов. Свыше 250 музеев - это музеи художественного профиля с фондами произведений живописи, графики, скульптуры, народного, декоративно-прикладного и театрально-декорационного искусства, а также новейших видов искусства конца XX - начала XXI века и фотографий. Неудивительно, что у бухгалтеров возникает примерно столько же вопросов, сколько экспонатов в музеях.

В данной статье мы рассмотрим учет ценностей, входящих в Музейный фонд Российской Федерации. А в следующих номерах расскажем о бюджетном учете музейных предметов и экспонатов, не входящих в музейный фонд Российской Федерации.

Итак, учет ценностей, входящих в Музейный фонд Российской Федерации, осуществляется в соответствии с Законом от 26 мая 1996 г. N 54-ФЗ “О музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации“ (далее - Закон) и постановлением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 1998 г. N 179 “Об утверждении Положений о Музейном фонде Российской Федерации, о Государственном каталоге музейного фонда Российской Федерации, о лицензировании деятельности музеев в Российской Федерации“ (далее - Положение).

Юридический аспект

В соответствии с Законом музейный фонд представляет собой совокупность постоянно находящихся на территории Российской Федерации музейных предметов и музейных коллекций, гражданский оборот которых допускается только с соблюдением определенных ограничений.

Включение музейных предметов и коллекций в состав Музейного фонда Российской Федерации производится федеральным органом исполнительной власти, на который возложено государственное регулирование в области культуры после проведения соответствующей экспертизы.

Музейные предметы и коллекции считаются включенными в состав Музейного фонда Российской Федерации со дня регистрации соответствующего факта в Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации.

Художественные музеи, которым переданы в оперативное управление музейные предметы и коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда Российской Федерации, обязаны обеспечить:

физическую сохранность и безопасность музейных предметов и коллекций;

ведение и сохранность учетной документации, связанной с музейными предметами и коллекциями;

использование музейных коллекций в научных, культурных, образовательных, творческо-производственных целях.

Про фонды

Собрания художественных музеев состоят из основного и научно-вспомогательного фондов.

К основному фонду относят произведения всех видов изобразительного, декоративно-прикладного, монументального искусства, коллекции археологии, нумизматики и др. в соответствии с профилем музея.

Из основного фонда может быть выделен обменный фонд, который состоит из музейных предметов, не отвечающих профилю музея, а также из лишних экземпляров (свыше пяти). Музейные предметы обменного фонда могут быть переданы с разрешения учредителя другим музеям в порядке обмена или безвозмездно. Музейные предметы обменного фонда при поступлении в музей регистрируются как предметы основного фонда, а их принадлежность к обменному фонду фиксируется в специальной карточке.

К научно-вспомогательному фонду относят различные воспроизведения (фотокопии, слепки, муляжи, макеты), карты, диаграммы, схемы, планы и др., разработанные или приобретенные в процессе комплектования, изучения и экспонирования музейных коллекций.

В отдельных случаях научно-вспомогательные материалы могут быть переведены в основной фонд (например, точные копии утраченных уникальных предметов).

Из научно-вспомогательного фонда также может быть выделен обменный фонд.

Отнесение предметов к определенному фонду производится фондозакупочной комиссией музея и оформляется протоколом, который утверждается директором и скрепляется печатью.

Учетные документы

Учет музейных предметов и коллекций представляет собой определение количества и состава музейных коллекций, регистрацию этого количества и состава в специальной учетной документации в целях идентификации музейных предметов и коллекций, организацию оптимального хранения, оперативного установления местонахождения, контроля за изменениями в составе и состоянием сохранности, научного изучения и эффективного использования.

Учет музейных предметов и коллекций осуществляется в специальной учетной документации, состоящей из основных и вспомогательных документов. К основным документам относятся:

акты приема и выдачи музейных предметов и музейных коллекций в постоянное и временное пользование,

главная инвентарная книга (книга поступлений),

инвентарная книга по видам предметов (коллекциям),

архивные описи (на правах инвентарных книг),

специальные инвентарные книги для учета предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней.

Основные учетные документы музеев являются документальной частью Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации.

К вспомогательным учетным документам относятся:

книга поступлений вспомогательного фонда,

книга учета фонда сырьевых материалов,

книга учета музейных предметов и музейных коллекций, принятых на временное хранение,

внутримузейные акты приема и выдачи,

паспорт музейного предмета, реставрационный паспорт, журналы регистрации всех видов актов приема и выдачи, журналы регистрации паспортов музейных предметов и реставрационных паспортов,

научно-справочные каталоги и картотеки, описи, журналы и т.п., используемые для получения оперативной информации о музейных предметах и музейных коллекциях.

Государственный учет

Согласно Положению, музейные предметы и коллекции, включенные в состав фонда, подлежат учету и хранению в соответствии с едиными правилами и условиями, определяемыми Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, утвержденной приказом Минкультуры СССР от 17 июля 1985 г. N 290 (далее - Инструкция).

Учет музейных предметов и коллекций осуществляется музеями, в оперативном управлении которых они находятся, с использованием специальной учетной документации, обеспечивающей возможность полной идентификации этих предметов и коллекций и содержащей сведения об их местонахождении, сохранности, форме использования и т.д.

В соответствии с пунктом 13 Положения отражение музейных предметов и коллекций на балансе юридического лица, в оперативном управлении которого они находятся, не допускается.

Государственный учет музейных фондов представляет собой определение и регистрацию музейных собраний, являющихся общенародным достоянием.

Музейные фонды подлежат строгому государственному учету, который обеспечивает их юридическую охрану и создает условия для изучения и рационального использования.

Государственный учет музейных фондов предусматривает две стадии:

первичную регистрацию и атрибуцию поступивших в музей предметов, имеющую целью их документальную охрану (актирование, краткую запись в книге поступлений);

инвентаризацию, то есть научную регистрацию музейных предметов (классификацию по типам источников, видам материалов, видам искусства, коллекциям, составление более развернутого и точного описания, уточнение атрибуции, запись в научный инвентарь).

Основными юридическими документами государственного учета музейных фондов являются акты приема и выдачи, книги поступлений и научный инвентарь. Для характеристики музейного предмета научный инвентарь - наиболее полный документ, фиксирующий его классификацию и результаты изучения.

Учет в музеях проводится в натуральных показателях (предметах, единицах хранения).

Внимание
Музейные предметы и музейные ценности, не входящие в Музейный фонд Российской Федерации, художественные ценности, предметы изобразительного и прикладного искусства учреждений подлежат учету в порядке, установленном Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 10 февраля 2006 г. N 25н для при обретения основных средств.

Приобретение фондов

В Инструкции предусматривается поэтапное оформление новых поступлений в составе музейного собрания, а именно:

проведение документального учета новых поступлений до их рассмотрения фондозакупочной комиссией (ФЗК);

представление новых поступлений на рассмотрение ФЗК;

актирование и регистрация новых поступлений, постановка их на государственный учет (п. 86-94, 100 Инструкции).

Оформление приема и выдачи предметов производится немедленно по их поступлении и выдаче по соответствующим актам. Акты приема и выдачи являются первичными юридическими документами государственного учета музейных фондов. Хранение в музеях предметов, не оформленных актами приема, категорически запрещено.

На все новые поступления в собрание музея до их рассмотрения ФЗК составляется акт приема или квитанция на получение предметов от владельца на временное хранение с приложением описи (коллекционной или полевой) предметов. Такой порядок оформления новых поступлений распространяется на все формы комплектования фондов музея, включая экспедиционные сборы, закупки, оперативное комплектование на местах событий. В актах приема или выдачи точно указывается место составления акта, год, месяц, число, от кого (к выдаче - кому), по чьему распоряжению, для какой цели и на какой срок (если предмет принят или выдан временно для выставки, экспертизы и др.) принят или передан предмет. При этом предметы точно перечисляются один за другим по наименованию, дается краткая характеристика, указываются размер, материал, техника, отмечается сохранность предмета, монтировка (например, в раме, под стеклом), прежний номер предмета, если он поступил из другого музея.

Все поступающие в состав музейного собрания предметы (коллекции) обязательно рассматриваются ФЗК музея. Решение ФЗК о приеме предметов (коллекции) в состав музейного собрания оформляется протоколом, который утверждается директором музея. На основании данного решения составляется акт приема предметов на постоянное хранение. После утверждения указанного акта директором музея и в установленные ФЗК сроки проводится регистрация новых поступлений в Главной инвентарной книге основного фонда и Книге учета научно-вспомогательных материалов.

В акт приема, а также в прилагаемые к нему описи (коллекционную или полевую) могут быть внесены предметы как основного, так и научно-вспомогательного фондов. Но их первичная регистрация проводится раздельно по соответствующим книгам основного и научно-вспомогательного фондов.

На этапе актирования и регистрации предметов основного фонда осуществляются определение каждого предмета, его атрибуция, целью которой является составление общей характеристики предмета: его поискового образа, выявление и фиксация наиболее существенных отличительных признаков, выделяющих его из ряда других аналогичных предметов. На основании информации о предмете, выявленной в процессе его комплектования, определяются авторство, функциональное назначение и принадлежность предмета, место и дата создания, среда бытования (социальные, этнические и иные связи), подлинность, физические признаки (материал, техника, форма, размер, цвет и т.п.), источник и способ приобретения предмета музеем, степень физической сохранности на момент его регистрации в музее. Информация, собранная на стадии комплектования, во многом является решающей для определения музейного значения предмета, его дальнейшего исследования и использования. Результаты атрибуции каждого музейного предмета документируются (записываются, фиксируются) в акте приема, Главной инвентарной книге основного фонда и Книге учета научно-вспомогательных материалов. Именно на этом этапе предмет музейного значения приобретает статус музейного предмета и включается в состав музейного собрания.

Предметы основного и научно-вспомогательного фондов после их регистрации и шифровки (проставления учетных номеров) передаются в соответствующие музейные коллекции и научно-вспомогательный фонд на ответственное хранение согласно акту приема-передачи предметов. Акт подписывается лицом, ответственным за ведение учета музейных фондов (заведующим сектором или отделом учета), и ответственным хранителем соответствующей музейной коллекции или материалов научно-вспомогательного фонда, затем визируется главным хранителем и утверждается директором музея (в некоторых музеях - главным хранителем).

Все поступившие в фондохранилище (отдел фондов) музейные предметы и коллекции регистрируются в Книге учета поступлений фондохранилища (отдела фондов), форма которой определяется музеем. Запись новых поступлений проводится суммарно согласно акту приема-передачи предметов на ответственное хранение и прилагаемой к нему коллекционной описи. В книге ежегодно подводится итог поступивших в фонд (отдел) предметов.

Рассмотрим примеры отражения записей по приобретению музейных фондов в бюджетном учете.

1. Приобретение музейных предметов и музейных ценностей за счет бюджетного финансирования.

Сразу скажем: при приобретении музейных предметов следует применять статью экономической классификации расходов 226 “Прочие услуги“ (письмо Минфина России от 22 февраля 2006 г. N 02-14-10/372). Это обусловлено пунктом 13 Положения в связи с тем, что отражение музейных предметов и музейных ценностей на балансе музея не допускается.

Для учета суммы лимитов бюджетных обязательств на приобретение музейных ценностей делают следующие записи:

Дебет 1 501 05 226
“Получены лимиты бюджетных обязательств по расходам за счет прочих услуг“ Кредит 1 501 03 226
“Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств по расходам за счет прочих услуг“
- получены лимиты бюджетных обязательств на приобретение музейных ценностей;

Дебет 1 501 03 226
“Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств по расходам за счет прочих услуг“ Кредит 1 502 01 226 “Принятые бюджетные обязательства текущего года за счет прочих услуг“
- основание - договор на закупку и подготовленное на его основании платежное поручение
В бюджетном учете учреждения операция по приобретению музейных ценностей отражается так:

Дебет 1 401 01 226
“Расходы на прочие услуги“ Кредит 1 302 09 730

- отнесена на расходы стоимость покупки;

Дебет 1 302 09 830
“Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг“ Кредит 1 304 05 226 “Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате прочих услуг“
- произведена оплата по договору поставки.

2. Приобретение музейных предметов и музейных ценностей за счет приносящей доход деятельности.

Дебет 2 401 01 226
“Расходы на прочие услуги“ Кредит 2 302 09 730
“Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг“
- отражены расходы, связанные с приобретением музейных ценностей;

Дебет 2 302 09 830
“Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг“ Кредит 2 201 01 610 “Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов“
- произведена оплата по договору поставки;

Дебет 2 401 01 130
“Доходы от рыночных продаж готовой продукции, работ, услуг“ Кредит 2 401 01 226
“Расходы на прочие услуги“
- уменьшение доходов на сумму затрат по закупке (в соответствии с приказом об учетной политике - в конце отчетного периода (месяца, квартала)).

Реставрация

Расходы по реставрации музейных предметов и музейных коллекций следует относить на статью 226 “Прочие услуги“. В письме Минфина России от 22 февраля 2006 г. N 02-14-10/372 сформирован перечень затрат музея на реставрационные работы, который включает:

оказание услуг по реставрации произведений искусства, состоящих на балансе учреждения;

проведение технологических изысканий и исследований;

получение по результатам обследований заключений о состоянии конструкций и строительных материалов, по проведению ремонтно-реставрационных и консервационных работ;

Получение исходной разрешительной документации на ремонтно-реставрационные и консервационные работы;

разработку технического задания по проведению конкурса на проектирование ремонтно-реставрационных работ на объектах культурного наследия;

разработку эскизных проектов реставрации и консервации и их согласование;

разработку сметных расчетов по эскизным проектам реставрации и консервации и их согласование;

разработку и согласование рабочей проектно-сметной документации по реставрации и консервации, методическое руководство и авторский надзор при проведении ремонтно-реставрационных работ;

разработку чертежей, технологических карт, рекомендаций на производство работ по реставрации и консервации;

проведение экспертизы научно-проектной и проектно-сметной документации по реставрации и консервации;

разработку локальных смет на производство работ по реставрации и консервации;

разработку технического задания на проведение конкурса по выбору генерального подрядчика при проведении ремонтно-реставрационных и консервационных работ;

подготовку научно-реставрационных отчетов;

выполнение функций заказчика;

осуществление технического надзора над ремонтно-реставрационными и консервационными работами;

проведение экспертизы выполненных ремонтно-реставрационных и консервационных работ.

Временное хранение

Музей может принимать предметы или коллекции на временное хранение для выставок, реставрации, экспертизы или в других целях. На все принятые предметы составляется соответствующий акт.

Запрещается передача предметов, находящихся в музее на временном хранении, другим юридическим или частным лицам без согласия владельца данных предметов (п. 96 Инструкции).

Вся документация по приему предметов (коллекций) на временное хранение должна быть юридически оформлена и зарегистрирована в соответствующих учетных документах музея. Акт приема коллекции на временное хранение подписывается принимающей стороной - музеем и передающей стороной - владельцем предметов (коллекции) и утверждается директором музея и оттиском печати. Каждому акту приема присваивается порядковый номер (начиная с первого номера ежегодно). Акт составляется в трех экземплярах: два из них остаются в музее (в секторе учета и у ответственного хранителя), а третий передается владельцу (п. 94 Инструкции).

Запись предметов в акте приема на временное хранение проводится только попредметно с указанием основных атрибутивных данных и отличительных особенностей предмета, степени его сохранности. При большом составе поступающих предметов к акту прилагается коллекционная опись.

На основании утвержденного директором музея акта приема на временное хранение предметы регистрируются в Книге поступлений во временное пользование (п. 100 Инструкции и Приложение N 10 к ней). В конце каждого года акты приема и приложения к ним прошнуровывают в порядке восходящих номеров, нумеруют постранично и опечатывают печатью музея.

На предметах, поступивших в музей на временное хранение, при их регистрации в Книге поступлений во временное пользование проставляются порядковые учетные номера. Проставление номеров проводится с учетом их возможного снятия с предмета в случае возврата владельцу. Номера проставляются карандашом на подвесных ярлычках, монтировке или на индивидуальной упаковке предмета (конвертах, футлярах, коробках и т.п.).

Возврат музеем предметов, предоставленных на временное хранение, их владельцу проводится по распоряжению директора музея и оформляется актом выдачи, который подписывается главным хранителем, заведующим соответствующим отделом, материально ответственным лицом, на чьем хранении находились эти предметы (п. 97 Инструкции). После возвращения предметов владельцу они должны быть исключены из соответствующей учетной документации музея. Освободившиеся учетные номера повторно не используются.

Каждому музейному предмету основного фонда, предметам и материалам научно-вспомогательного фонда при их первичной регистрации присваивается учетный номер, который проставляется на предмете одновременно с записью в Главную инвентарную книгу и Книгу учета научно-вспомогательных материалов. Учетный номер соответствует порядковому номеру записи в первую графу указанных книг и проставляется непосредственно на самом предмете или, если это невозможно, на раме, футляре, этикетке, ярлычке, конверте и т.п.

Учетное обозначение наносится на предмет последовательно по мере проведения основных учетных операций, включая первичную регистрацию, научную инвентаризацию и спецучет (для предметов из драгметаллов и камней).

Методика проставления учетных обозначений на предметах разработана в пунктах 128-148 Инструкции. Нанесение учетных обозначений на предметы может проводиться с использованием штампов и от руки тушью, чернилами или пастой (черной, фиолетовой), графитовым карандашом (для графики), специальными фломастерами для стекла, металла, дерева и других материалов, а также краской (эмалевой или масляной) на крупной скульптуре.

Страхование

Если передающей на временное хранение стороной является другой музей, то прежде чем вывезти экспонаты, их страхуют (точно так же поступают и при транспортировке ценностей на выставку). Рассмотрим взаимоотношения учреждения со страховой компанией на примере федеральных учреждений. В соответствии с Приложением 2 к Закону от 19 декабря 2006 г. N 238-ФЗ “О федеральном бюджете на 2007 год“ доходы от возмещения ущерба при возникновении страховых случаев, когда выгодоприобретателями по договорам страхования выступают получатели средств федерального бюджета, относятся к неналоговым доходам и подлежат перечислению в федеральный бюджет в размере 100 процентов по коду доходов 1 16 23010 01 0000 140. Заметим, страховые выплаты, которые поступают федеральным учреждениям от страховых компаний в качестве возмещения ущерба в результате наступления страхового случая, подлежат зачислению на счета органов Федерального казначейства с отражением на лицевых счетах по учету средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, открытых федеральным учреждениям в установленном порядке в органах Федерального казначейства.

Пример
Музей - федеральное учреждение, администратор поступлений в бюджеты заключило договор страхования картин при вывозе их на выставку Одна из картин была повреждена и подлежит реставрации, стоимость которой составит 100 000 руб. Страховая компания выплатила необходимую сумму
Дебет 2 205 10 560
“Увеличение дебиторской задолженности по прочим доходам“ Кредит 2 401 01 180
“Прочие доходы“
- 100000 руб. - начислена сумма дохода федерального бюджета в размере страховой выплаты по коду доходов 3 03 02010 01 0000 180 “Прочие безвозмездные поступления федеральным учреждениям“;

Дебет 2 201 01 510
“Поступления денежных средств учреждения на банковские счета“
Кредит 2 205 10 660
“Уменьшение дебиторской задолженности по прочим доходам“
- 100000 руб. - получена на внебюджетный счет страховая выплата;

Дебет 2 401 01 180
“Прочие доходы“ Кредит 2 201 01 610
“Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов“
- 100000 руб. - перечислены денежные средства в доход федерального бюджета по коду дохода 1 162301001 0000 140 “Доходы от возмещения ущерба при возникновении страховых случаев, когда выгодоприобретателями по договорам страхования выступают получатели средств федерального бюджета“;

Дебет 1 210 02 140
“Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступившим в бюджет суммам принудительного изъятия“
Кредит 1 401 01 140
“Доходы от сумм принудительного изъятия“
- администратором поступления получена выписка о поступлении дохода в федеральный бюджет по коду дохода 1 162301001 0000 140.

Списание

Согласно статье 9 Закона исключение музейных предметов и коллекций из состава Музейного фонда Российской Федерации производится федеральным органом исполнительной власти, на который возложено государственное регулирование в области культуры в порядке, устанавливаемом Положением, после проведения соответствующей экспертизы.

Решение об исключении музейных предметов и коллекций из состава фонда может быть принято Министерством культуры Российской Федерации в следующих случаях:

утраты и разрушения музейных предметов и коллекций или обмена их на другие музейные предметы и коллекции;

ошибочности экспертного заключения о культурно-историческом значении, физическом состоянии и других особенностях указанных предметов и коллекций, на основании которого было принято решение об их включении в состав фонда;

принятия соответствующего судебного решения, вступившего в силу.

Музейные предметы и коллекции считаются исключенными из состава Музейного фонда РФ со дня регистрации соответствующего факта в Государственном каталоге Музейного фонда РФ.

Решение о списании материалов научно-вспомогательного фонда принимается директором музея. Порядок списания музейных предметов и материалов научно-вспомогательного фонда определяется руководством по списанию с учета пришедших в негодное (предельное) состояние или утраченных материальных и денежных средств.

В государственных музеях, которые не входят в состав Музейного фонда Российской Федерации, учет ценностей осуществляется в соответствии с Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, утвержденной приказом Минкультуры СССР от 17 июля 1985 года N 290 и Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минкультуры России от 10 февраля 2006 года N 25н (далее - Инструкция). Для начала хотелось бы перечислить музеи, для которых применима такая система учета ценностей:

исторические музеи. Это музеи исторических наук: археологические, этнографические, нумизматические, историко-революционные, военно-исторические, историко-экономические; музеи истории просвещения и образования;

художественные музеи, занимающиеся историей искусств и искусствоведением;

естественно-исторические музеи - это музеи, опирающиеся в своей деятельности на естественные науки. К ним относятся биологические, ботанические, зоологические, геологические, палеонтологические, минералогические, экологические, антропологические и другие;

технические музеи, связанные с техническими науками, производством: политехнические, технические, авиационные, автотранспортные; музеи связи, судостроения, горного дела, железнодорожного транспорта;

литературные музеи, посвященные развитию литературы, жизнедеятельно сти писателей (поэтов, критиков и др.);

комплексные музеи. Такие музеи сочетают в себе два или более основных профилей. Например, историко-художественные, историко-архитектурные. Наиболее распространенной формой является краеведческий музей, который включает в себя историческую и естественно-научную специализацию.

Музейные фонды

Совокупность музейных экспонатов составляет музейную коллекцию - основу всех музеев, как государственных, так частных и ведомственных.

Все музейные ценности, находящиеся в музеях, необходимо разделять в соответствии с их значением для науки и культуры в целом, а также для деятельности самого музея.

Главной задачей для любого музея является организация фондов. Целью фондовой работы является комплектование фондов музея для создания условий по хранению, исследованию, использованию и пополнению ценностей.

Фонды музеев целесообразно отнести к двум видам:

фонд музейных предметов (музейное собрание);

фонд научно-вспомогательных материалов, которые связаны с самими экспонатами.

Все музейные предметы можно разделить по следующим признакам:

хронологический признак. По нему группируются все предметы, относящиеся к одному тысячелетию, веку, году и т.д.;

географический признак. По месту создания предмета и по месту его бытования;

этническая принадлежность.

Характеристика этнографических музеев:

социальная принадлежность - материал группируется в рамках социально-экономических формаций;

именной признак, объединяющий определенные предметы, относящиеся к конкретному лицу.

Есть у музейных ценностей и две классификации:

предметная классификация, которая группирует предметы, родственные по значению или сюжету;

тематическая классификация музейных предметов - проводится в музеях исторического профиля на основе классификации исторических знаний и близка к структуре экспозиции.

Правила учета

Все предметы, поступившие в музей, подлежат строгому документальному учету.

Оформление приема и выдачи музейных экспонатов производится немедленно при их поступлении или выдаче по соответствующим формам актов, установленных Инструкцией по учету и хранению музейных фондов.

Бухгалтерский учет музейных предметов осуществляется в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету.

Музейные экспонаты учитываются в составе основных средств в группе “Прочие основные средства“ на счете 0 101 09 000.

Бюджетный бухгалтерский учет поступления музейных ценностей осуществляется следующими бухгалтерскими записями:

Дебет 1 106 01 310

Кредит 1 302 19 730
“Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств“
- поступил в музей музейный экспонат;

Дебет 1 101 09 310

Кредит 1 106 01 410

- поступил на склад музейный экспонат;

Дебет 1 106 01 310
“Увеличение капитальных вложений в основные средства“
Кредит 1 101 09 310
“Увеличение стоимости прочих основных средств“
- передан в структурное подразделение музея для подготовки к экспозиции музейный экспонат (с изменением материально ответственного лица);

Дебет 1 101 09 310
“Увеличение стоимости прочих основных средств“
Кредит 1 302 09 730
“Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг“
- отражена стоимость работ по доведению музейного экспоната до экспозиционного вида;

Дебет 1 101 09 310
“Увеличение стоимости прочих основных средств“
Кредит 1 106 01 410
“Уменьшение капитальных вложений в основные средства“
- передан экспонат после подготовки в экспозиционные залы с учетом стоимости работ по доведению музейного экспоната до экспозиционного вида.

Амортизация

На музейные ценности, состоящие на бухгалтерском учете, производится начисление амортизации.

Первоначальная, или восстановительная, стоимость музейных ценностей возмещается бухгалтерскими записями по начислению амортизации, производимого по отчетным периодам в течение всего срока их полезного использования.

Расчет суммы начисления амортизации производится линейным способом исходя из первоначальной (восстановительной) стоимости музейного экспоната и нормы амортизации, которая исчислена исходя из срока полезного использования.

В течение отчетного года амортизация начисляется ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы.

Начисление амортизации в течение срока полезного использования музейного экспоната не приостанавливается, кроме случаев перевода его на консервацию на срок более трех месяцев, а также в период реставрации, продолжительность которого превышает 12 месяцев (пункт 3 статьи 256 НК).

Срок полезного использования музейного экспоната определяется при принятии его к бюджетному учету в соответствии с постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 года N 1 “О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы“.

На основании этого постановления музейные фонды входят в 7-ю группу, определяющую срок эксплуатации от 15 до 20 лет (код ОКОФ 190001000).

В соответствии с письмом Минфина России от 13 апреля 2005 года N 02-14-10а/721 “О начислении амортизации на объекты основных средств и нематериальных активов“ расчет суммы амортизации основных средств, входящих в первые девять амортизационных групп Классификации, осуществляется в соответствии с максимальными сроками полезного использования, установленного амортизационной группой.

Начисление амортизации на музейные экспонаты осуществляется на бюджетном счете 0 104 07 000 “Амортизация прочих основных средств“:

Дебет 1 401 01 271
“Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов“
Кредит 1 104 07 410
“Уменьшение стоимости прочих основных средств за счет амортизации“.

Признаны текущие расходы в сумме амортизации музейных экспонатов, начисленные в отчетном периоде в рамках бюджетной деятельности.

Порядок списания

Основанием для списания и исключения музейных предметов из инвентарных книг музеев является приказ учредителя, в подчинении которого находится музей.

В случае разрушения, хищения предмета музеи должны возбудить ходатайство о его списании перед учредителем и приложить следующие документы:

заключение комиссии реставраторов и хранителей о состоянии предмета и невозможности его реставрировать;

акт, фиксирующий обстоятельства повреждения или хищения предмета;

документы об итогах сверки наличия с инвентарными книгами.

Также при хищении или серьезном повреждении предмета необходимо представить документы о мерах, принятых дирекцией музея для розыска или восстановления поврежденного предмета, сообщить о результатах предпринятых мер и о привлечении виновных лиц к ответственности в соответствии с установленным законодательством.

При исключении музейного предмета из инвентарной книги музея на основании приказа руководителя в графе “примечания“ в книге поступлений основного фонда и инвентарной книге делается специальная отметка с обязательной ссылкой на документ, содержащий разрешение на исключение предмета.

Отметка об исключении предмета из книги поступлений, инвентарной книги музея должна быть подписана директором музея и главным хранителем и скреплена печатью музея.

Списание музейных предметов и отражение указанной операции в бюджетном учете оформляется нижеприведенной записью только после согласования указанного списания с органами по управлению имуществом:

Дебет О 401 01 172
“Доходы от реализации активов“;

Дебет 0 104 07 410
“Уменьшение стоимости прочих основных средств за счет амортизации“
Кредит 0 101 09 410
“Уменьшение стоимости прочих основных средств“.