"Расчет", 2007, N 2

Как учесть расходы, если сотрудник в командировке заболел, или вылет самолета задерживается из-за погодных условий, или в командировку нужно отправить внештатника? О порядке оплаты затрат в этих и других ситуациях читайте в книге "Годовой отчет - 2006".

Форс-мажор в командировке

На практике нормальный ход командировки могут нарушить непредвиденные обстоятельства: как внешние, так и связанные с самим работником. Это могут быть нелетная погода, задержавшая вылет самолета, авария, карантин и другие причины, по которым командировка затягивается.

Итак, как же оплачивать расходы, если работник находится в командировке и не может вовремя вернуться из нее по объективным причинам. В таких случаях по возвращению работнику нужно возместить:

• суточные;
• расходы на наем жилого помещения.

Некоторые бухгалтеры считают эти расходы чрезвычайными. Однако на практике бывает сложно получить документы, подтверждающие чрезвычайное обстоятельство. Поэтому проще поступить таким образом.

Издайте приказ о продлении командировки. В таком случае эти затраты будут считаться обычными командировочными расходами.

Чтобы не возникало проблем, попросите фирму-партнера, в которую направлен сотрудник, поставить в командировочном удостоверении реальную дату отъезда из места командировки. То есть в дни командировки будут включены и дни стихийного бедствия.

Если это сделать не удастся, можно обосновать расходы только приказом о продлении командировки и билетами. Однако в этом случае возможны разногласия с налоговиками. Дополнительным аргументом в вашу пользу послужит Письмо Минфина России от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158. В нем сказано, что для подтверждения командировки достаточно наличия только одного приказа.

Сотрудник в командировке заболел

Может случиться, что работник в командировке внезапно заболеет. Тогда по возвращении фирма должна возместить ему за время болезни:

• суточные;
• расходы по найму жилого помещения;
• больничные (ст. 168 ТК, совместная Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР").

Если работник лечился в стационаре, то расходы по найму жилого помещения за эти дни ему не выплачивают. Суточные за время болезни в командировке фирма может возместить за период не более двух месяцев (п. 16 совместной Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62).

Обратите внимание: больничные могут быть выплачены, только если работник представит больничный лист.

Если фирма направляет в командировку совместителя, то по основному месту работы такой сотрудник оформляет отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). Если работник в этот период заболел, то больничные ему не выплачивают (п. 15 Постановления Президиума ВЦСПС от 12 ноября 1984 г. N 13-6).

Командировка совместителя

При командировке совместителя средний заработок ему выплачивают в той организации, которая его командировала.

Если работника направляют в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе, то средний заработок ему нужно начислить по обеим должностям, а расходы на командировку распределить между этими фирмами по договоренности.

Услуги связи

Если работник в командировке звонил в свой офис или фирме-партнеру в другой город, то ему должны компенсировать стоимость переговоров. Квитанция из гостиницы с распечаткой телефонных номеров, по которым звонил сотрудник, подтвердит производственный характер затрат. Аналогично возмещают расходы на переговоры с мобильного телефона.

Обосновать необходимость таких переговоров работник может в служебной записке на имя руководителя фирмы, на которую тот должен наложить резолюцию "Бухгалтерии оплатить".

Выходные дни

Если на период командировки выпадают выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работнику не предоставляют. Если же работника специально командировали для работы в выходные и праздничные дни (например, на выставку или ярмарку), то за эти дни ему должны начислить доплату или предоставить дополнительные дни отдыха.

Однодневная командировка: оплачивать или нет?

Однодневную командировку оформляют в обычном порядке. Работника отправляют на задание приказом руководителя фирмы. А вот командировочное удостоверение работнику можно не выписывать (п. 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62). Достаточно сделать отметку в журнале учета работников, выбывающих в командировки.

Если сотрудник по окончании рабочего дня решил остаться в месте командировки, ему могут оплатить и расходы по найму жилья. Правда, в этой ситуации командировку не будут считать однодневной.

По общему правилу если сотрудник фирмы может ежедневно возвращаться к месту своего жительства (в том числе при однодневной командировке), то суточные ему не выплачивают. Если их все же выдали работнику, то эта сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль и ее включают в совокупный доход сотрудника (Письмо УФНС по г. Москве от 10 февраля 2006 г. N 20-12/11312).

Может сотрудник вернуться домой или нет, решает руководитель фирмы. При этом он должен учитывать расстояние, характер работ, выполняемых сотрудником, время, которое необходимо ему для отдыха. Это решение следует отразить в приказе о командировке, в котором указана ее продолжительность.

Если руководитель фирмы решил, что сотрудник не имеет возможности возвратиться домой, то суточные выдадут на общих основаниях (Письмо Минфина России от 29 марта 1999 г. N 04-02-05/6).

Если работнику выплачивают суточные, ему обязательно должно быть выдано командировочное удостоверение.

Если командировку отменили

Командировка была запланирована заранее. Накануне отъезда ее отменили, так как пропала необходимость в ней. Однако средства уже были потрачены: куплены билеты, получены визы, выданы суммы на командировочные расходы.

Ясно, что подотчетные деньги будут возвращены. А вот как быть с другими расходами? Обычно деньги за неиспользованные билеты можно получить назад. Правда, при этом возвращают не всю сумму. А вот пошлины за получение визы обратно получить нельзя.

Все эти затраты являются непроизводственными. В бухгалтерском учете их относят к прочим расходам (ПБУ 10/99). Для признания же затрат в налоговом учете необходимо, чтобы они были экономически оправданны. Однако в этом случае трудно связать расходы по отмененной командировке с получением прибыли.

Неустойку, которая будет удержана при возврате билетов, можно попытаться обосновать как штраф за нарушение договора перевозки. Такие штрафы могут уменьшать налогооблагаемую прибыль (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК). Но в этом случае будьте готовы отстаивать свою позицию в суде.

Как правило, такие расходы незначительны и редки. Поэтому, если вы хотите избежать споров с налоговиками, налогооблагаемую прибыль на них лучше не уменьшать.

Поездка "несотрудника"

Поездку работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, подряда или поручения), командировкой не считают. Однако фирма может возместить такому работнику расходы по поездке. Для этого нужно, чтобы понесенные затраты были:

• непосредственно связаны с оказанными услугами (выполненными работами);
• документально подтверждены.

Кроме того, условие о компенсации затрат нужно указать в договоре. Тогда работнику не придется платить с них налог на доходы физлиц, а фирме - единый социальный налог и взносы "по травме".

Бывает, что в командировку отправляют человека, который не состоит с фирмой в официальных отношениях. На это могут быть самые разные причины: сотрудник может числиться в штате "дружественной" фирмы или же вообще получать неофициальную зарплату. Обратите внимание: инспекторы могут посчитать выплаты этому сотруднику не компенсацией за командировку, а его доходом. В таком случае в споре с проверяющими используйте следующие аргументы.

То, что сотрудник исполняет задание фирмы, уже свидетельствует о выполнении им трудовых обязанностей. А раз человек приступил к работе, трудовой договор автоматически считают заключенным (ст. 67 ТК), даже если он не оформлен на бумаге. Поэтому никакие налоговые последствия фирме и работнику не грозят. Такого же мнения придерживаются и арбитражные суды (Постановления ФАС Московского округа от 5 декабря 2003 г. N КА-А40/9726-03 и ФАС Волго-Вятского округа от 29 июля 2003 г. N А31-541/1).

Однако, чтобы избежать претензий при проверке, на время командировок с внештатными работниками лучше оформлять срочные трудовые договоры.

При налоговых проверках командировочным расходам уделяют особое внимание. Здесь всегда есть к чему придраться – то документы «не так» оформлены, то сами расходы «неподходящие». Рассмотрим наиболее спорные ситуации

Неформальные документы

Все расходы, связанные с командировкой, должны быть документально оформлены. С авиа- и железнодорожными билетами проблем обычно не возникает – их, как правило, оформляют на типовых бланках. А вот в гостинице в подтверждение оплаты сотрудникам нередко выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе неизвестный бухгалтерской науке документ.

Разберемся, необходим ли для подтверждения расходов на проживание кассовый чек гостиницы. По общему правилу при расчетах за наличные нужно использовать кассовый аппарат. Однако гостиницы вместо чеков могут выдавать бланки строгой отчетности – это следует из закона о контрольно-кассовой технике. В настоящее время действует приказ Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121, утвердивший форму гостиничного счета (форма № 3-Г). Если гостиница оформляет такой бланк, то ККМ она имеет право не использовать.

Но даже если гостиница не выдает ни счет по форме № 3-Г, ни чек ККМ, а выписывает, к примеру, приходный кассовый ордер – все равно затраты на наем жилья можно учесть в расходах. Дело в том, что Налоговый кодекс не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета.

Пример 1

Во время выездной проверки ООО «Петромонтаж» инспекция решила, что некоторые командировочные расходы фирмы неправильно оформлены. Затраты на проживание в гостинице были подтверждены квитанцией, которая не является бланком строгой отчетности. При этом чека ККМ из гостиницы тоже не было. Инспекторы доначислили фирме налог на прибыль и пени. «Петромонтаж» платить отказался и подал иск в арбитражный суд.

Суд поддержал фирму и отменил требования ИМНС. Первичный документ, подтверждающий затраты на проживание, содержал все необходимые по закону «О бухгалтерском учете» реквизиты: наименование, дату составления, содержание операции, подписи должностных лиц. Следовательно, он может служить подтверждением расходов по найму жилья (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г. по делу № А56-14779/03).

На самом деле во время командировки работник может жить не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу. В таком случае расходы по найму жилья может подтверждать документ, составленный в произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г. по делу № А56-26589/02). Важно лишь, чтобы в нем были указаны стоимость проживания, дата, наименование организации и стояла подпись.

Но все же лучше, если расходы на проезд и наем помещения подтверждены бланками строгой отчетности. Дело в том, что на основании БСО можно без вопросов принять к вычету НДС, который входит в стоимость гостиничных услуг.

Поездка «несотрудника»

Бывает, что в командировку отправляют человека, который официально работником фирмы не числится. На это могут быть самые разные причины: сотрудник может быть в штате другой, «дружественной» фирмы или же он вообще получает неофициальную зарплату.

В таком случае инспекторы при проверке могут посчитать, что выплаты этому сотруднику (суточные, оплата проезда и проживания) – это не компенсация за командировку, а его доход. Фирме доначислят налог на прибыль и НДФЛ.

На первый взгляд инспекторы правы. Трудовой кодекс определяет командировку как «поездку работника по распоряжению работодателя» (ст. 166 ТК РФ). А между работником и работодателем должен быть заключен трудовой договор (ст. 56 ТК РФ). Если же трудового договора нет, то оплату суточных, проезда и проживания нельзя включить в затраты как расходы на командировку и на них не распространяется освобождение от НДФЛ.

Но рассуждать можно и по-другому. То, что сотрудник стал выполнять задание фирмы, само по себе свидетельствует, что он исполняет трудовые обязанности. А если сотрудник приступил к работе, то трудовой договор автоматически считается заключенным (ст. 67 ТК РФ). Поэтому, даже если фирма и сотрудник не оформили трудовой договор на бумаге, затраты по командировке такого сотрудника можно учесть при расчете налога на прибыль и платить НДФЛ с них не надо. Этого же мнения придерживаются арбитражные суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 декабря 2003 г. № КА-А40/9726-03, ФАС Волго-Вятского округа от 29 июля 2003 г. по делу № А31-541/1).

Конечно, чтобы избежать претензий при проверке, на время командировок можно оформлять срочные трудовые договоры. Но даже если этого не сделать, затраты на поездки по заданиям фирмы все равно следует считать командировочными расходами.

Командировка «наоборот»

Обычно в командировку сотрудник выезжает из города, в котором расположена фирма. А может ли началом командировки значиться какой-то другой населенный пункт?

Зачастую проверяющие считают, что это невозможно. Один такой спор рассмотрел Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа.

Пример 2

Фирма, зарегистрированная в Санкт-Петербурге, приняла на работу в должности консультанта Юрия Другова, живущего в Москве. По договору местом его работы значился город Москва, однако он должен был регулярно отчитываться перед фирмой и в случае необходимости приезжать в Санкт-Петербург лично. Такие поездки оформлялись как служебные командировки. Но инспекция при проверке решила, что поездки в место расположения фирмы считать командировками нельзя. Следовательно, фирма завысила свои расходы. Фирма с решением контролеров не согласилась и подала иск в арбитражный суд.

Спор был решен в пользу фирмы. Командировка – это поездка для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы сотрудника. Поскольку поездки московского консультанта носили именно такой характер, фирма правомерно компенсировала их сотруднику (постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 января 2004 г. по делу № А56-14042/03).

Таким образом, в расходы включают затраты на проезд сотрудника от места его работы до места, где он должен выполнять командировочное задание. Место работы указывают в трудовом договоре с сотрудником, и оно может не совпадать с городом, в котором зарегистрирована фирма. А в отношении пункта назначения командировки вообще никаких ограничений не существует. Следовательно, сотрудник может поехать в командировку и в центральное подразделение фирмы, и в один из ее филиалов.

Поездка без результата

Не всякая командировка завершается выполнением поставленного задания. Например, может не состояться намеченное подписание договора. Вообще командировка может не закончиться неким «материальным» результатом. Но даже в этом случае командировочные расходы следует учитывать при расчете налога на прибыль, а платить НДФЛ с них не нужно. Иногда инспекторы пытаются это оспорить, но безуспешно.

Пример 3

Налоговая инспекция провела выездную проверку ЗАО «Гранма». Инспекторы выяснили, что в 2001 году фирма командировала сотрудников в регионы, в которых у нее не было контрагентов. Кроме того, по итогам командировок не было подписано никаких договоров, протоколов о намерениях и т. п. Инспекторы решили, что командировки носили непроизводственный характер, и доначислили фирме налог на прибыль. «Гранма» обратилась в суд и выиграла дело. Судьи указали, что отсутствие конкретных результатов не изменяет характера командировочных расходов. Поскольку командировка была правильно оформлена, фирма обоснованно включила ее в расходы (постановление ФАС Московского округа от 17 сентября 2003 г. по делу № КА-А40/6781-03).

Таким образом, независимо от результатов затраты на командировки уменьшают налоговую прибыль. Важно лишь, чтобы была сформулирована цель командировки (в приказе или в командировочном задании) и эта цель была связана с деятельностью фирмы.

На задание – со страховкой

Как правило, при покупке железнодорожного или авиабилета «в нагрузку» продают полис медицинского страхования. На самом деле страхование в этом случае – дело добровольное, и, покупая билет, от страхового полиса можно отказаться. Однако продающие билеты кассиры напомнить об этом «забывают». Хотя цена страховки невелика, разберемся, можно ли ее включить в расходы и не придется ли при этом платить НДФЛ.

Стоимость полиса нельзя отнести к расходам на проезд. Тем не менее добровольное страхование сотрудников можно учитывать при налогообложении прибыли, если речь идет о страховке «исключительно на случай наступления смерти застрахованного лица или утраты застрахованным лицом трудоспособности в связи с исполнением им трудовых обязанностей» (п. 16 ст. 255 НК РФ). Полис, продаваемый вместе с билетом, предусматривает страхование как раз на такой случай, поэтому его можно включить в расходы.

Поскольку полис предусматривает страхование жизни и здоровья сотрудника, удерживать НДФЛ с его стоимости не нужно (п. 3 ст. 213 НК РФ). Начислять ЕСН также не придется (подп. 7 п. 1 ст. 238 НК РФ).

VIP-зал, питание и развлечения

Кроме проезда и проживания с командировками может быть связан целый ряд других расходов. Это использование работником в аэропорте зала официальных лиц и делегаций (так называемого VIP-зала), мини-бар в гостинице, еда в ресторане и т. д. Обычно сотруднику такие расходы не оплачивают. А если фирма все же их компенсирует – проводят это за счет чистой прибыли и удерживают НДФЛ. Но в некоторых случаях не нужно платить лишние налоги. Рассмотрим такие ситуации.

По поводу VIP-зала сейчас есть официальная позиция московского Управления МНС, основанная на разъяснениях МНС России (письмо УМНС по г. Москве от 7 августа 2003 г. № 27-08а/43214). Компенсируя эти расходы, фирма не удерживает НДФЛ в том случае, если использование VIP-зала предусмотрено Положением о командировках фирмы. Утвердите такое Положение – и платить налог на доходы физлиц не придется. Официальные разъяснения не касаются налога на прибыль, но, на наш взгляд, такие затраты можно учесть и в налоговом учете, так как VIP-зал непосредственно связан с поездкой.

В принципе, в Положении о командировках можно упомянуть расходы на питание в ресторане, мини-бар и прочие дополнительные услуги в гостиничном номере. В этом случае, оплачивая их, фирма будет компенсировать сотруднику «иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома работодателя» (ст. 168 ТК РФ). Платить НДФЛ в этой ситуации фирма не обязана. Но при проверке инспекторы вряд ли с этим согласятся, да и в налоговом учете такие расходы учесть нельзя (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если же командировка подразумевает переговоры с партнерами, обед в ресторане можно провести как представительские расходы. В пределах 4 процентов от фонда оплаты труда подобные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Возможна еще одна ситуация. Дополнительные услуги могут быть упомянуты в гостиничном счете, но их стоимость отдельно не указана. В таком случае их нужно учитывать в стоимости проживания. Следуя этому принципу, как оплату командировочных можно провести даже расходы на экскурсии и развлечения, стоимость которых невозможно отделить от стоимости проживания или проезда.

Пример 4

Спортивная некоммерческая организация «Стинол» в 2000 году проводила тренировочные сборы в Турции. На эти сборы спортсмены выезжали по путевкам, в стоимость которых входили экскурсии и развлекательная программа. Во время проверки инспекторы отнесли стоимость путевок к доходам спортсменов и доначислили «Стинолу» взносы во внебюджетные фонды. Организация платить отказалась, и в суде ей удалось выиграть спор с инспекцией. Поскольку выделить стоимость экскурсий из цены путевок было невозможно, судьи решили, что «Стинол» правомерно отнес всю сумму на командировочные расходы (постановление ФАС Центрального округа от 20 ноября 2003 г. по делу № А36-69/16-03).

В. Калгин, эксперт ПБ

Выдачу сотруднику аванса на командировку оформите записью:

Дебет 71 Кредит 50 (52)

Выданы сотруднику наличные деньги (дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов.

Если деньги для оплаты командировочных расходов зачисляются на корпоративную пластиковую карту, сделайте записи:

Дебет 55 Кредит 51 (52)

Перечислены денежные средства на специальный карточный счет;

Дебет 71 Кредит 55

Учтена сумма аванса, выданного сотруднику для оплаты командировочных расходов.

Порядок отражения в учете расходов командированного сотрудника зависит от цели командировки.

Если командировка необходима для нужд основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то расходы сотрудника отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 71

Списаны расходы по командировке, необходимой для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Если командировка связана с управленческой деятельностью фирмы (например, проверка деятельности филиала, участие в собрании акционеров), то расходы отразите записью:

Дебет 26 Кредит 71

Списаны расходы по командировке, необходимой для управленческих нужд.

Если командировка была связана с продажей готовой продукции или товаров, то расходы по ней отразите проводкой:

Дебет 44 Кредит 71

Списаны расходы по командировке, связанной с продажей готовой продукции (товаров).

Затраты на командировку, связанную с покупкой того или иного имущества, увеличивают его стоимость. Эти затраты отразите так:

Дебет 08 (10, 41) Кредит 71

Списаны затраты по командировке, связанной с покупкой нематериальных активов или основных средств (материалов, товаров).

Если сотрудник ездил в командировку, связанную с возвратом и транспортировкой бракованной продукции, расходы по ней отразите записью:

Дебет 28 Кредит 71

Списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.

Если командировка связана с получением фирмой прочих доходов (например, заключение сотрудником договора о предоставлении имущества организации в аренду), то расходы командированного лица спишите проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 71

Списаны расходы по командировке, связанной с получением организацией прочих доходов.

Такую же проводку делают, если сотрудник оплатил в командировке те или иные расходы непроизводственного характера (например, расходы на спортивные мероприятия, отдых, развлечения и т.п.) и ваша фирма их возмещает.

Сумму НДС по командировочным расходам спишите проводками:

Дебет 19 Кредит 71

Учтена сумма НДС по командировочным расходам;

Произведен налоговый вычет НДС.

Обратите внимание: списать НДС по командировочным расходам можно только при наличии счетов-фактур. Исключение - проездные билеты. Для вычета НДС по проезду их достаточно. Однако сумма налога должна быть выделена в них отдельной строкой.

Сумму НДС по расходам непроизводственного характера к налоговому вычету не принимают. Ее спишите проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19

Списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Пример

Сотрудник ООО "Пассив" Петров 22 декабря 2005 года направлен в командировку в Самару на 8 дней.

Расходы Петрова составили:

На покупку авиационных билетов - 3540 руб. (в том числе НДС - 540 руб.);

На проживание в гостинице - 7080 руб. (в том числе НДС - 1080 руб.);

На оплату услуг связи - 236 руб. (в том числе НДС - 36 руб.).

Все расходы подтверждены документально.

Приказом руководителя "Пассива" утверждены нормы суточных при командировках по территории России - 300 руб. в сутки. Петрову выданы суточные в сумме 2400 руб. (300 руб./дн. х 8 дн.).

Сумма аванса, выданного Петрову для оплаты расходов в командировке, составила 10 000 руб.

Ситуация 1

Петров направлен в командировку для заключения договора о покупке материалов.

Дебет 71 Кредит 50

Дебет 19 Кредит 71

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"

Дебет 10 Кредит 71

9200 руб. (3000 + 6000 + 200) - расходы по командировке учтены в себестоимости материалов.

Ситуация 2

Петров направлен в командировку для заключения договора о продаже готовой продукции "Пассива".

Бухгалтер "Пассива" должен сделать записи:

Дебет 71 Кредит 50

10 000 руб. - выдан аванс на командировку;

Дебет 19 Кредит 71

1656 руб. (540 + 1080 + 36) - учтен НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"

1656 руб. - произведен вычет по НДС;

Дебет 44 Кредит 71

9200 руб. (3000 + 6000 + 200) - расходы по командировке учтены в расходах на продажу.

Подотчетные средства в сумме 856 руб. (10 000 - 3540 - 7080 - 236), перерасходованные Петровым, бухгалтер "Пассива" должен вписать в строку 625 (620) баланса за 2005 год.

При выдаче средств на командировку в иностранной валюте бухгалтеру следует:

Оприходовать наличную иностранную валюту, полученную в банке, по официальному курсу на день ее поступления;

Выдать иностранную валюту сотруднику по официальному курсу на день выдачи;

Отразить расходы командированного лица по официальному курсу на день утверждения авансового отчета;

Скорректировать (увеличить или уменьшить) задолженность подотчетного лица исходя из официального курса иностранной валюты, действующего на день утверждения авансового отчета или на день составления бухгалтерской отчетности (если к этому времени задолженность не была погашена).

Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался выше, чем на дату ее выдачи, то в учете возникает положительная курсовая разница.

Сумму положительной курсовой разницы отразите так:

Дебет 71 Кредит 91-1

Отражена положительная курсовая разница.

Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался ниже, чем на дату ее выдачи, то в учете возникает отрицательная курсовая разница.

Сумму отрицательной курсовой разницы отразите так:

Дебет 91-2 Кредит 71

Отражена отрицательная курсовая разница.

Командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник фирмы, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, подряда или поручения), командировкой не считается. Если такому работнику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения считается частью его вознаграждения по договору.

Командированному работнику оплачиваются:

– суточные;

– расходы по проезду к месту командировки и обратно;

– другие расходы (например, оплата услуг связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы и т. д.).

В бухгалтерском учете затраты на командировку полностью включаются в состав расходов по обычным видам деятельности. В налоговом учете такие затраты включают в состав прочих расходов. Суточные учитывают в прочих расходах только в пределах установленных норм.

Если суточные выдаются в пределах норм, то их сумма в налоговом учете включается в состав прочих расходов. Если суточные выдаются сверх установленных норм, то сумма превышения в состав прочих расходов не включается и налогооблагаемую прибыль не уменьшает.

Однодневная командировка: оплачивать или нет? По статье 166 Трудового кодекса РФ командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя фирмы для выполнения того или иного поручения вне места его постоянной работы. Никаких ограничений по срокам командировки кодекс не содержит. Поэтому в такой ситуации нужно руководствоваться инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

В этом документе установлен лишь максимальный срок командировки (40 дней). Минимального срока там нет. Более того, инструкция предусматривает, что командировка может не превышать одного дня (п. 2).

Однодневная командировка оформляется в обычном порядке. Работник отправляется в командировку на основании приказа руководителя фирмы. Приказ оформляется по форме № Т-9 (если в командировку направлен один работник) или Т-9а (если в командировку направлены несколько работников). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Если срок командировки – один день, то командировочное удостоверение работнику можно не выписывать (п. 2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). О том, что сотрудник фирмы был направлен в командировку, делается отметка в журнале учета работников, выбывающих в командировки. Форма этого журнала утверждена вышеупомянутой инструкцией.

Если сотруднику выданы деньги для оплаты тех или иных затрат, то не позднее трех дней после возвращения из командировки он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет. К отчету прилагаются все документы, которые подтверждают его расходы (например, проездные билеты, документы на провоз багажа, документы, подтверждающие наем жилого помещения, и т. д.).

Расходы работника отражают в бухгалтерском и налоговом учете только после того, как авансовый отчет будет утвержден руководителем фирмы.

При однодневной командировке фирма может оплатить сотруднику:

– расходы по проезду на вокзал в местах отправления, назначения и пересадок;

– разовые проездные билеты на городской транспорт;

– расходы на провоз багажа (например, той или иной аппаратуры, которая может понадобиться работнику).

Если сотрудник по окончании рабочего дня решил остаться по месту командировки, ему могут быть оплачены и расходы по найму жилья. Правда, в этой ситуации командировка однодневной считаться не будет.

По общему правилу если сотрудник фирмы может ежедневно возвращаться к месту своего жительства (в том числе при однодневной командировке), то суточные ему не выплачиваются.

Если суточные были все же выданы работнику, то их сумма не уменьшает прибыль и включается в его совокупный доход. ЕСН и взносами по обязательному пенсионному страхованию выданные деньги не облагаются.

Напомним, что этот налог (взнос на обязательное пенсионное страхование) не начисляется на любые выплаты, которые не учитываются при налогообложении прибыли. Об этом говорится в статье 326 Налогового кодекса РФ.

Может сотрудник вернуться домой или нет, решает руководитель фирмы. При этом руководитель должен учитывать дальность расстояния, характер работ, выполняемых со-

трудником, время, которое необходимо для его отдыха.

Это решение отражается в приказе руководителя, где указывается срок командировки сотрудника.

Если руководитель фирмы решил, что сотрудник не имеет возможности возвратиться домой, то суточные выдаются на общих основаниях (письмо Минфина России от 29 марта 1999 г. № 04-02-05/6).

В такой ситуации суточные уменьшают облагаемую прибыль, не включаются в доход работника, не облагаются ЕСН и взносами по обязательному пенсионному страхованию. Это правило действует при условии, что суточные не превышают норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93. Если суточные были выданы в большем размере, то сумма превышения налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшает. Однако она все так же не облагается ЕСН и НДФЛ. Если работнику суточные выплачиваются, то ему в обязательном порядке должно быть выдано командировочное удостоверение.

Если командировку отменили Командировка была запланирована заранее. Накануне отъезда ее отменили, так как пропала необходимость в ней. Однако средства уже были потрачены: куплены билеты, получены визы, выданы суммы на командировочные расходы.

Ясно, что подотчетные деньги будут возвращены. А вот как быть с другими расходами?

Обычно деньги за неиспользованные билеты можно получить назад. Правда, при этом возвращают не всю сумму. А вот пошлины за получение визы обратно получить нельзя.

Все эти затраты являются непроизводственными. В бухгалтерском учете их относят к внереализационным расходам (ПБУ 10/99). Для признания же затрат в налоговом учете необходимо, чтобы они были экономически оправданными. В данном случае сложно связать расходы по отмененной командировке с получением прибыли.

Неустойку, которая будет удержана при возврате билетов, можно обосновать как расходы на штраф за нарушение договора перевозки. Такие штрафы могут уменьшать налогооблагаемую прибыль (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Но в этом случае будьте готовы отстаивать свою позицию в суде.

Как правило, такие расходы незначительны и редки. Поэтому, если вы хотите избежать споров с налоговиками, налогооблагаемую прибыль на них лучше не уменьшать.

Пример В декабре 2005 года ООО «Пассив» запланировало командировку своего сотрудника Семенова в Чехию. Цель командировки – заключение договора с потенциальным покупателем. Заранее была получена виза и приобретены авиабилеты.

Стоимость авиабилетов составила 7500 руб. Оплата осуществлялась через расчетный счет. В подотчет на командировочные расходы Семенову было выдано из кассы предприятия 8000 руб.

Бухгалтер «Пассива» сделал проводки:

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51

– 7500 руб. – оплачена стоимость билетов;

ДЕБЕТ 50-3 КРЕДИТ 76

– 7500 руб. – получены авиабилеты;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– 8000 руб. – выданы деньги сотруднику.

В день отлета был получен факс от потенциального клиента, в котором говорилось, что он отказывается от сделки. Командировка была отменена. Семенов вернул деньги в кассу фирмы:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

– 8000 руб. – возвращена неизрасходованная подотчетная сумма.

Авиабилеты были сданы. Агентство вернуло их стоимость в сумме 7000 руб. и удержало неустойку – 500 руб.

В учете были сделаны проводки:

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50-3

– 7500 руб. – возвращены билеты;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 76

– 7000 руб. – получена стоимость билетов;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 76

– 500 руб. – сумма неустойки за возврат билета отнесена на внереализационные расходы.

В налоговом учете удержанная неустойка (500 руб.) не принимается для целей налогообложения прибыли.

Форс-мажор в командировке Работник находится в командировке. Однако вовремя не может вернуться из нее по объективным причинам: нелетная погода, наводнение, карантин. Что должна выплатить фирма, когда сотрудник приедет?

Фирма должна возместить работнику:

– суточные;

– расходы на наем жилого помещения.

Эти затраты будут уменьшать налогооблагаемую прибыль (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ).

В бухгалтерском учете их отражают как чрезвычайные расходы (п. 13 ПБУ 10/99). Однако на практике иногда бывает сложно получить документы, подтверждающие факт чрезвычайного обстоятельства. Поэтому проще поступить таким образом.

Надо издать приказ о продлении командировки. В таком случае можно списать затраты как обычные командировочные расходы. Бухгалтер отразит это все проводкой:

ДЕБЕТ 20 (26, 10, 08...) КРЕДИТ 71

– списаны расходы по командировке.

Чтобы не возникало проблем, надо попросить фирму-партнера, к которой направлен сотрудник, поставить в командировочном удостоверении отметки о выбытии тем днем, когда работник реально будет выезжать из места командировки. То есть в дни командировки будут включены и дни стихийного бедствия.

Если по каким-либо причинам сделать это не удастся, можно обосновать расходы только приказом о продлении и билетами. Однако в этом случае могут возникнуть разногласия с налоговиками при проверке. Дополнительным аргументом в вашу пользу может здесь служить письмо Минфина России от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158. В нем сказано, что для подтверждения командировки достаточно наличия только одного приказа.

Сотрудник в командировке заболел

Работник отправлен в командировку в пределах России. В этот момент он заболел.

После того как сотрудник вернется, фирма должна ему возместить суточные за время болезни, расходы по найму жилого помещения и больничные (ст. 168 ТК РФ, совместная инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»).

Если работник лечился в стационаре, то за эти дни ему не выплачивают расходы по найму жилого помещения. Суточные за время болезни в командировке фирма может возместить за период, не превышающий двух месяцев (п. 16 совместной инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62).

Обратите внимание: больничные могут быть выплачены, только если у работника есть правильно оформленный больничный лист.

Если фирма направляет в командировку совместителя, то по основному месту работы такой сотрудник оформляет отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). Если работник в этот период заболел, то больничные ему не выплачивают (п. 15 постановления Президиума ВЦСПС от 12 ноября 1984 г. № 13-6).

Может случиться, что работник пожелает получить свои больничные во время командировки (например, если болезнь будет продолжительной). В таком случае фирма может выслать ему эту сумму. Расходы на пересылку уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Что же касается найма жилья и суточных, то такие затраты в налоговом учете включают в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль (п. 12 ст. 264 НК РФ). Однако при проверке налоговики могут сослаться на то, что расходы экономически не оправданы. Чтобы не было проблем, мы советуем предусмотреть эти затраты в коллективном или трудовом договоре. Тогда при проверках можно будет ссылаться на пункт 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ. В нем сказано, что к расходам по оплате труда принимаются затраты, произведенные в пользу работников и предусмотренные в договорах.

Пример

В 2005 году сотрудник ООО «Пассив» Семенов поехал в командировку в г. Брянск на срок с 1 по 15 мая. 5 мая работник заболел и смог приступить к исполнению своих служебных обязанностей 9 мая. Факт нетрудоспособности был подтвержден больничным листом, выданным поликлиникой г. Брянска.

Лечение проводилось амбулаторно (то есть работник в больнице не находился). По больничному листу было начислено пособие в сумме 1900 руб.

Работник вернулся из командировки в установленный срок – 15 мая. Стоимость проживания в гостинице составила 500 руб. в сутки.

Фирма выплатила суточные в пределах установленных норм – 100 руб. в сутки.

В трудовом договоре, заключенном с Семеновым, предусмотрено возмещение расходов в случае болезни работника в командировке.

Бухгалтер «Пассива» сделал записи в учете:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– 9000 руб. – выдана под отчет сумма на суточные и наем жилья в день отъезда;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71

– 9000 руб. ((500 руб. + 100 руб.) ґ 15 дн.) – отнесены на затраты суточные и расходы на наем жилья;

ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 70

– 1900 руб. – начислено пособие по временной нетрудоспособности;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 247 руб. (1900 руб. ґ 13%) – удержан НДФЛ с пособия по временной нетрудоспособности;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

– 1653 руб. (1900 – 247) – выплачено сотруднику пособие по временной нетрудоспособности.

В налоговом учете сумма 9000 руб. будет уменьшать налогооблагаемую прибыль фирмы.

Раньше фирмы руководствовались постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974 г. № 365. Однако с 17 января 2003 года этот документ утратил силу. На практике сейчас все расходы по загранкомандировкам (суточные, расходы по найму жилого помещения) возмещают в таком же порядке, как и при командировках на территории России.

Сотруднику, заболевшему в командировке за границей, будут возмещены:

– суточные;

– расходы по найму жилого помещения;

– больничные.

Суточные фирма должна возместить в порядке, установленном совместным письмом Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ. Так, если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то при выезде из одной страны в другую суточные выплачивают по нормам той страны, куда въезжает сотрудник.

Расходы по найму жилого помещения возмещают в размере фактических затрат, подтвержденных документами.

Что же касается больничных, то здесь надо учесть один момент: их выплачивают только на основании документа о нетрудоспособности, оформленного в соответствии с приказом Минздравмедпрома России от 13 января 1995 г. № 5. Поэтому, когда работник вернется из загранкомандировки, ему надо будет заменить документы, подтверждающие его болезнь (п. 1.10 совместного приказа Минздравмедпрома России от 19 октября 1994 г. № 206 и постановления ФСС РФ от 19 октября 1994 г. № 21). Это сделает лечащий врач по месту жительства сотрудника, а утвердит администрация поликлиники.

Неформальные документы Все расходы, связанные с командировкой, должны быть документально оформлены. С авиа- и железнодорожными билетами проблем обычно не возникает – их, как правило, оформляют на типовых бланках. А вот в гостинице в подтверждение оплаты сотрудникам нередко выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе неизвестный бухгалтерской науке документ.

Разберемся, необходим ли для подтверждения расходов на проживание кассовый чек гостиницы.

По общему правилу при расчетах за наличные нужно использовать кассовый аппарат. Однако гостиницы вместо чеков могут выдавать бланки строгой отчетности – это следует из закона о контрольно-кассовой технике. В настоящее время действует приказ Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121, утвердивший форму гостиничного счета (форма № 3-Г). Если гостиница оформляет такой бланк, то ККМ она имеет право не использовать.

Но даже если гостиница не выдает ни счет по форме № 3-Г, ни чек ККМ, а выписывает, к примеру, приходный кассовый ордер – все равно затраты на наем жилья можно учесть в расходах. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета.

Пример

Во время выездной проверки ООО «Петромонтаж» инспекция решила, что некоторые командировочные расходы фирмы неправильно оформлены. Затраты на проживание в гостинице были подтверждены квитанцией, которая не является бланком строгой отчетности. При этом чека ККМ из гостиницы тоже не было. Инспекторы доначислили фирме налог на прибыль и пени. «Петромонтаж» платить отказался и подал иск в арбитражный суд.

Суд поддержал фирму и отменил требования ИМНС. Первичный документ, подтверждающий затраты на проживание, содержал все необходимые по Закону «О бухгалтерском учете» реквизиты: наименование, дату составления, содержание операции, подписи должностных лиц. Следовательно, он может служить подтверждением расходов по найму жилья (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г. № А56-14779/03).

Поездка «несотрудника» Бывает, что в командировку отправляют человека, который официально работником фирмы не числится. На это могут быть самые разные причины: сотрудник может быть в штате другой, «дружественной» фирмы или же он вообще получает неофициальную зарплату.

В таком случае инспекторы при проверке могут посчитать, что выплаты этому сотруднику (суточные, оплата проезда и проживания) – это не компенсация за командировку, а его доход. Фирме доначислят налог на прибыль и НДФЛ.

На первый взгляд инспекторы правы. Трудовой кодекс РФ определяет командировку как «поездку работника по распоряжению работодателя» (ст. 166 ТК РФ). А между работником и работодателем должен быть заключен трудовой договор (ст. 56 ТК РФ). Если же трудового договора нет, то оплату суточных, проезда и проживания нельзя включить в затраты как расходы на командировку и на них не распространяется освобождение от НДФЛ.

Но рассуждать можно и по-другому. То, что сотрудник стал выполнять задание фирмы, само по себе свидетельствует, что он исполняет трудовые обязанности. А если сотрудник приступил к работе, то трудовой договор автоматически считается заключенным (ст. 67 ТК РФ).

Поэтому, даже если фирма и сотрудник не оформили трудовой договор на бумаге, затраты по командировке такого сотрудника можно учесть при расчете налога на прибыль и платить НДФЛ с них не надо. Этого же мнения придерживаются арбитражные суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 декабря 2003 г. № КА-А40/9726-03, ФАС Волго-Вятского округа от 29 июля 2003 г. № А31-541/1).

Конечно, чтобы избежать претензий при проверке, на время командировок можно оформлять срочные трудовые договоры. Но, даже если этого не сделать, затраты на поездки по заданиям фирмы все равно следует считать командировочными расходами.

Командировка «наоборот» Обычно в командировку сотрудник выезжает из города, в котором расположена фирма. А может ли началом командировки значиться какой-то другой населенный пункт?

Зачастую проверяющие считают, что это невозможно. Один такой спор рассмотрел Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа.

Пример

Фирма, зарегистрированная в Санкт-Петербурге, приняла в штат на должность консультанта Юрия Другова, живущего в Москве. По договору местом его работы значился город Москва, однако он должен был регулярно отчитываться перед фирмой и в случае необходимости приезжать в Санкт-Петербург лично. Такие поездки оформлялись как служебные командировки. Но инспекция при проверке решила, что поездки в место расположения фирмы считать командировками нельзя. Следовательно, фирма завысила свои расходы. Фирма с решением контролеров не согласилась и подала иск в арбитражный суд.

Спор был решен в пользу фирмы. Командировка – это поездка для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы сотрудника. Поскольку поездки московского консультанта носили именно такой характер, фирма правомерно компенсировала их сотруднику (постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 января 2004 г. № А56-14042/03).

Поездка без результата Не всякая командировка завершается выполнением поставленного задания. Например, может не состояться намеченное подписание договора. Вообще, командировка может не закончиться неким «материальным» результатом. Но даже в этом случае командировочные расходы следует учитывать при расчете налога на прибыль, а платить НДФЛ с них не нужно. Иногда инспекторы пытаются это оспорить, но безуспешно.

Пример

Налоговая инспекция провела выездную проверку ЗАО «Гранма». Инспекторы выяснили, что в 2001 году фирма командировала сотрудников в регионы, в которых у нее не было контрагентов. Кроме того, по итогам командировок не было подписано никаких договоров, протоколов о намерениях и т. п. Инспекторы решили, что командировки носили непроизводственный характер, и доначислили фирме налог на прибыль. «Гранма» обратилась в суд и выиграла дело. Судьи указали, что отсутствие конкретных результатов не изменяет характера командировочных расходов. Поскольку командировка была правильно оформлена, фирма обоснованно включила ее в расходы (постановление ФАС Московского округа от 17 сентября 2003 г. № КА-А40/6781-03).

Таким образом, независимо от результатов затраты на командировки уменьшают налоговую прибыль. Важно лишь, чтобы была сформулирована цель командировки (в приказе или в командировочном задании) и эта цель была связана с деятельностью фирмы.

Стоимость полиса нельзя отнести к расходам на проезд. Тем не менее добровольное страхование сотрудников можно учитывать при налогообложении прибыли, если речь идет о страховке «исключительно на случай наступления смерти застрахованного лица или утраты застрахованным лицом трудоспособности в связи с исполнением им трудовых обязанностей» (п. 16 ст. 255 НК РФ). Полис, продаваемый вместе с билетом, предусматривает страхование как раз на такой случай, поэтому его можно включить в расходы.

Поскольку полис предусматривает страхование жизни и здоровья сотрудника, удерживать НДФЛ с его стоимости не нужно (п. 3 ст. 213 НК РФ). Начислять ЕСН также не придется (подп. 7 п. 1 ст. 238 НК РФ).

VIP-зал, питание и развлечения

Кроме проезда и проживания с командировками может быть связан целый ряд других расходов. Это использование работником в аэропорте зала официальных лиц и делегаций (так называемого VIP-зала), минибар в гостинице, еда в ресторане и т. д. Обычно сотруднику такие расходы не оплачивают. А если фирма все же их компенсирует – проводят это за счет чистой прибыли и удерживают НДФЛ. Но в некоторых случаях не нужно платить лишние налоги. Рассмотрим такие ситуации.

По поводу VIP-зала есть официальная позиция московского Управления МНС, основанная на разъяснениях МНС России (письмо УМНС по г. Москве от 7 августа 2003 г. № 27-08а/43214). Компенсируя эти расходы, фирма не удерживает НДФЛ в том случае, если использование VIP-зала предусмотрено положением о командировках фирмы. Утвердите такое положение – и платить налог на доходы физлиц не придется. Официальные разъяснения не касаются налога на прибыль, но, на наш взгляд, такие затраты можно учесть и в налоговом учете, так как VIP-зал непосредственно связан с поездкой.

В принципе, в положении о командировках можно упомянуть расходы на питание в ресторане, мини-бар и прочие дополнительные услуги в гостиничном номере. В этом случае, оплачивая их, фирма будет компенсировать сотруднику «иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома работодателя» (ст. 168 ТК РФ). Платить НДФЛ в этой ситуации фирма не обязана. Но при проверке инспекторы вряд ли с этим согласятся, да и в налоговом учете такие расходы учесть нельзя (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если же командировка подразумевает переговоры с партнерами, обед в ресторане можно провести как представительские расходы. В пределах 4 процентов от фонда оплаты труда подобные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Возможна еще одна ситуация. Дополнительные услуги могут быть упомянуты в гостиничном счете, но их стоимость отдельно не указана. В таком случае их нужно учитывать в стоимости проживания. Следуя этому принципу, как оплату командировочных можно провести даже расходы на экскурсии и развлечения, стоимость которых невозможно отделить от стоимости проживания или проезда.

Пример

Спортивная некоммерческая организация «Стинол» проводила тренировочные сборы в Турции. На эти сборы спортсмены выезжали по путевкам, в стоимость которых входили экскурсии и развлекательная программа. Во время проверки инспекторы отнесли стоимость путевок к доходам спортсменов и доначислили «Стинолу» взносы во внебюджетные фонды.

Организация платить отказалась, и в суде ей удалось выиграть спор с инспекцией. Поскольку выделить стоимость экскурсий из цены путевок было невозможно, судьи решили, что «Стинол» правомерно отнес всю сумму на командировочные расходы (постановление ФАС Центрального округа от 20 ноября 2003 г. № А36-69/16-03).

С огласно новой редакции командировочное удостоверение и служебное задание при направлении работника в командировку оформлять не требуется. Каким образом теперь необходимо оформлять командировки и стоит ли торопиться отказываться от «старой формы» командировочных удостоверений, мы и обсудим в данной статье.

Что такое командировка?

Действующее законодательство определяет командировку как выполнение работником служебного задания вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При этом согласно п. 3 Положения о командировках под местом постоянной работы следует понимать место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором (командирующая организация). Такой узкий подход к дефиниции привел законодателя к необходимости дополнительно оговорить, что поездка работника, направляемого в командировку в обособленное подразделение, находящееся вне места постоянной работы, также признается ­командировкой (там же).

Соответственно, командировкой не признаются поездки сотрудников, чья работа изначально носит разъездной характер (торговые представители), и тех, чья работа осуществляется в пути (проводники и стюардессы). Кроме них, в этот список, на наш взгляд, необходимо включить дистанционных работников. Они трудятся вне места нахождения организации и не имеют рабочего места, а значит, и выезжать им с ­формальной точки зрения неоткуда.

Что изменилось?

Выделим два изменения, внесенных в Положение о командировках, о которых должны знать кадровики. Во-первых, фактический срок командировки определяется по проездным документам (п. 7 Положения).

Во-вторых, термин «распоряжение работодателя» сменился термином «решение работодателя», оставив неизменным остальные составляющие понятия командировки (п. 3 Положение о командировках). Причин для второго уточнения пока не видно. Возможно, данное «косметическое» уточнение предугадывает последующие законодательные новеллы, например, расширение полномочий профсоюзов или подготовку к введению в ТК РФ требования о согласии работника для направления его в командировку. А возможно, либеральным разработчикам поправок не понравилась жесткость формулировки.

Впрочем, такое изменение во всех случаях представляется довольно удивительным, особенно с учетом того, что ст. 166 ТК РФ по-прежнему оперирует понятием «распоряжение работодателя». Более того, именно термин «распоряжение» в настоящий момент, по нашему мнению, является правильным. Ведь распоряжение - это реализация управомоченного лица своего права и одновременно акт (документ, устное распоряжение), направленный вовне и требующий однозначной реакции от других лиц. А решение - это явление во внешний мир внутренней воли, реализация которой требует последующих действий либо лица, изъявившего волю (издание распоряжения, приказа, устное волеизъявление), либо третьих лиц, которых такое решение касается. В целом данная правка, на наш взгляд, не несет смысловой нагрузки, незначительным образом смещая акценты.

Командировка как факт хозяйственной жизни

Командировка всегда влечет дополнительные затраты (билет, оплата жилья, расходы на питание и т.п.). Поскольку заинтересован в командировке работодатель, логичным является и то, что такие расходы несет именно он. Работник же обеспечивается гарантиями на время командировки (сохранение рабочего места, выплата суточных и пр.). В соответствии с абз. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную ­командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Необходимо учитывать, что поскольку командировка для работодателя - это факт хозяйственной жизни, то и правила приема расходов по ней четко регламентированы. Более того, ранее расходы еще и строго нормировали. Например, в п. 6 утратившего силу постановления Сов­мина СССР от 17.01.1980 № 46 «О служебных командировках в пределах СССР» было указано, что командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения на основании оплаченных счетов, но не свыше 4 рублей в сутки - при командировании в Москву, ­Ленинград и столицы союзных республик.

Чтобы понять, что документирование данной процедуры всегда было довольно сложным и требовало определенной кропотливости в подборе документов как от работника, так и от организации, достаточно обратиться к письму ФНС РФ от 25.11.2009 № МН-22-3/890 «О документальном подтверждении командировочных расходов (командировочное удостоверение)». Из него следует, что первичным документом, содержащим информацию о хозяйственных операциях, является авансовый отчет, к которому прикладываются документы, подтверждающие фактически понесенные работником в процессе командировки расходы.

При этом, как отмечалось в письме, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и служебное задание для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не являются обязательными.

Для чего было нужно командировочное удостоверение

Как мы отметили, авансовый отчет подтверждал осуществление командировки как факт хозяйственной жизни в налоговом учете. Однако он сам мог быть отклонен полностью или в части при отсутствии ­надлежащих оправдательных документов. Напомним, ранее к ним ­относились:

• командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
• документы о найме жилого помещения (договор найма, расписки об оплате, кассовые чеки и т.п.);
• документы о фактических расходах по проезду (билеты, страховки на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, ­квитанции об оплате услуг по оформлению проездных документов и т.п.);
• документы об иных расходах, связанных с командировкой (например, товарные и кассовые чеки на представительские расходы).

Форма командировочного удостоверения позволяла использовать его для получения достаточно большого объема информации. Если рассмотреть его более внимательно, то по сути, это был универсальный ­документ, позволяющий установить:

1. куда был командирован работник (организация или местность);
2. с какой целью;
3. на сколько дней он был направлен в командировку;
4. когда фактически выбыл из места нахождения организации, когда прибыл по месту командировки;
5. взаимодействовал ли сотрудник с лицами, к которым он был командирован.

Таким образом, командировочное удостоверение позволяло установить целый ряд фактов - начиная с самой командировки (была ли она фактически) и заканчивая датами нахождения работника по месту командировки. Кроме всего прочего, данный документ с высокой степенью достоверности подтверждал еще один важный для организации момент: были ли действия работодателя направлены на достижение уставных ­целей, т.е. имеют ли они экономическую целесообразность для ­организации.

Кстати, отсутствие экономической целесообразности в последнее время становится одним из излюбленных аргументов налоговых органов при отказе в принятии к налоговому учету тех или иных расходов. Что скрывать, у руководства и бенефициаров компании всегда есть соблазн использовать деньги организации для собственных целей. Например, вместо поездки в отпуск оформить командировку и слетать в теплые края, не потратив на это ни гроша из собственного кармана.

Необходимость проставления в командировочном удостоверении печати организаций, в которых побывал командировочный, в качестве одной из своих целей имело именно борьбу с непроизводственным характером поездок. Поэтому вполне можно представить ситуацию, когда в отсутствие командировочного удостоверения проверяющий исключит из расходов компании деньги, потраченные генеральным директором на полет в Сочи, аргументировав это тем, что у компании в этом городе нет контрагентов.

Можно много спорить о законности целого ряда требований налоговой инспекции, однако нужно понимать, что возникновение конфликта с проверяющими возможно буквально на ровном месте. А практика показывает, что стоимость сопровождения спора может оказаться намного выше, чем те усилия, которые требовались, чтобы его избежать.

С командировками может получиться именно так. Необходимо достаточно четко понимать, что отмена одного из обязательных документов никоим образом не сказывается на требованиях, предъявляемых к авансовому отчету как документу налогового учета. Оправдательные документы к нему в любом случае необходимо прикладывать, причем ­подтверждать такими документами нужно те же факты, что и ранее.

Как живем дальше?

Итак, как и ранее, при проведении проверки организации необходимо будет доказать проверяющим:

• сам факт командировки;
• срок командировки;
• наличие взаимосвязи между поездкой сотрудника и деятельностью компании (экономическую целесообразность поездки);
• осуществление работником действий, направленных на достижение цели командировки.

Безусловно, часть фактов, ранее подтверждавшихся командировочным удостоверением, можно подтвердить иными оправдательными документами. Поэтому в последней редакции Положения о командировках указывается, что фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Если же работник пользуется личным транспортом, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование автомобиля для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Факт поездки будет подтверждаться как наличием билетов, так и совокупностью иных оправдательных документов по прочим расходам (по проживанию, представительским и пр.).

При этом, на наш взгляд, возрастет значимость других документов, ранее носивших вспомогательный характер. Так, при определении взаимосвязи между поездкой и хозяйственной деятельностью компании основную роль теперь будет играть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Соответственно, при составлении такого документа можно рекомендовать включить в него указание на цель командировки, ссылку на служебное задание или непосредственно в тексте приказа прописать детализированное задание на командировку.

Сложнее обстоит дело с подтверждением факта исполнения работником полученного задания. С одной стороны, налоговым органам незачем контролировать, провел ли сотрудник переговоры, встретился ли с контрагентами, участвовал ли в проверке товара. Все это относится к области внутреннего контроля работодателя, поэтому отмена ­командировочного удостоверения выглядит достаточно логично.

С другой стороны, с точки зрения проверяющих, ситуация может представляться не столь однозначно. Можно обратить внимание на то, что разработаны порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (п. 8 Положения о командировках, приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы», далее - ­Порядок).

Данный ­Порядок, кроме всего прочего, устанавливает обязанность организаций вести журналы выбытия в командировку собственных работников и прибытия на предприятия работников других организаций. То есть имеет место перекрестный учет работников. Добавим к этому оригинальность мышления отдельных сотрудников налоговых инспекторов и в результате при проверках мы можем получить требования о предоставлении сведений из таких журналов от контрагентов организации. На первый взгляд, подобное предположение отдает паранойей, однако опыт 2008 и 1998 годов подсказывает, что в кризисные периоды российской истории скрупулезность и принципиальность в действиях налоговых органов могут находиться на грани здравого смысла. Кроме того, необходимо учитывать, что любое новшество, даже когда оно направлено на упрощение ситуации, требует определенного периода адаптации, в течение которого возможны ­разнообразные эксцессы.

Что можно рекомендовать в этой ситуации? На наш взгляд, не стоит торопиться и отказываться от командировочного удостоверения как такового. Данный документ нес определенную смысловую нагрузку, причем не только в отношениях, связанных с налоговым учетом; этот документ конкретизировал цель командировки и в определенной степени дисциплинировал работников. В ряде случаев он также позволял работодателю контролировать исполнение цели командировки сотрудником. Да, безусловно, для организаций, в которых командировка - это событие на грани форс-мажора, отказ от командировочных удостоверений означает, что одной бумажкой в бюрократическом документообороте стало меньше. Но, возможно, тем работодателям, для которых командировки являются нормой, стоит задуматься о сохранении обновленной версии командировочного удостоверения в своем арсенале, закрепив его форму и порядок использования в локальном ­нормативном акте.