Таблица 1.2

Общий остаток дебиторской задолженности ожидается к получению в первом квартале 70% квартальных продаж оплачиваются в квартале продажи, 28% квартальных продаж оплачиваются в следующем квартале; остающиеся 2% представляют безнадежные к взысканию долги.

3) Исходя из прогноза сбыта и сложившейся практики поддержания запасов готовой продукции, разработан производственный план (табл. 1.3).

Производственный план

Таблица 1.3

10% из продаж следующего квартала

Ориентировочная оценка

Аналогичен запасу готовой продукции на конец предыдущего квартала

4) Составлен план доходов и расходов предприятия. Задача данного документа – показать, как будет формироваться и изменяться прибыль.

Среди анализируемых показателей выделяются:

а) доходы от продаж товаров;

б) издержки производства товаров;

в) суммарная прибыль от продаж;

г) общепроизводственные расходы (по видам);

д) чистая прибыль (строка в) минус строка г) ).

План доходов и расходов

Таблица 1.4

5) Разработан баланс денежных поступлений и выплат (табл. 1.5). Главная его задача - проверить синхронность поступления и расходования денежных средств, а значит, и будущую ликвидность предприятия при реализации данного проекта. Полученная таким образом информация служит основой для определения общей стоимости всего проекта.

Баланс денежных поступлений и выплат

Таблица 1.5

Рассчитан план по источникам и использованию средств, т.е. план получения средств для создания или расширения предприятия.

При этом необходимо ответить на вопросы:

1. Сколько требуется средств для реализации данного проекта.

2. Источники финансовых ресурсов и форма их получения.

Источниками могут служить:

а) собственные средства;

б) кредиты банков;

в) привлечение средств партнеров;

г) привлечение средств акционеров и т.д.

3. Срок ожидаемого полного возврата вложенных средств и получения инвесторами дохода на них.

План по источникам и использованию средств

Средств из разных источников, всего……………….…889800

В том числе:

Ссуда под недвижимость……………………………..…200000

Собственные средства:

Прибыль прошлых лет…………… ………………….. 250000

Прибыль планируемого года……… …………………432000

Амортизация……………………………………………….4800

Использование средств, всего…………………….……679000

В том числе:

На покупку оборудования……………………………. 140000

На прирост запасов……………………………………..519000

На погашение ссуды…………………………………...…20000

Чистый прирост оборотного капитала………………. 210800

Штатное расписание

Штатное расписание организации - это документ, который отображает структуру компании, перечень должностей, размер заработной платы и дополнительных выплат. Этот документ является одной из форм отчетности юридического лица. Зачем нужно штатное расписание и как его заполнить?

Штатное расписание организации не является первичным документом (документом, являющимся основой для ведения бухучета), поэтому некоторые руководители организаций считают его составление необязательным. Но на практике в большинстве случаев налоговые и трудовые инспекции просят предъявить этот документ при проверке, а за его отсутствие могут оштрафовать.

Отсутствие штатного расписания может усложнить увольнение сотрудников по сокращению штата - если нет утвержденного списка должностей в штате, то будет сложно доказать его сокращение.

ФИНАНСЫ И ФИНАНСОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ НА

ПРЕДПРИЯТИИ: ПОНЯТИЕ, СУЩНОСТЬ, ФУНКЦИИ

1.1. Финансы предприятия: понятие, сущность, функции

Финансы представляют собой экономическую категорию, функ­ционирующую в различных общественно-экономических форма­циях. Сущ­ность финансов, их роль в общественном воспроизводстве определяются экономическим строем общества, природой и фун­кциями государства

Финансы – это совокупность денежных отношений, возникающих в процессе формирования, распределения и использования централизованных и децентрализованных фондов денежных средств в целях выполнения функций и задач государства и обеспечения условий расширенного воспроизводства.

По материальному содержанию финансы – это целевые фонды денежных средств, в совокупности представляющие собой финансовые ресурсы предп­риятий. В соответствии с Законом РФ "О предприятиях и предпринимательской деятельности" финансовые ресурсы предприятий – это преимущественно прибыль и амортизационные отчисления, доходы от ценных бумаг, паевые взносы, средства спонсоров.

Можно сделать вывод, что финансы - объективная экономическая категории, связанная с закономерностями развития материального производства в определенных условиях, при этом в роли организатора конкретных финансовых отношений выступает государство. Государство активно воздействует на финансы в зависимости от политического устройства, основных задач, текущих условий и других причин.

В настоящее время, с развитием рыночных отношений сфера финансо­вых отношений предприятий резко возрастает. Финансы предприятий – основа финансовой системы любого государс­тва, так как именно в сфере материального производства создаются и первично распределяются совокупный общественный продукт и национальный доход.

Сущность финансов проявляется в их функциях. Финансы выполняют две основные функции: распределительную и контрольную. Эти функции осуществляются параллельно во времени, поскольку каждая финансовая операция включает, с одной стороны, распределение общественного продукта и национального дохода, а с другой - контроль за этим распределением.

Распределительная функция финансов связана с распределением валового внутреннего продукта и его основной части - национального дохода. Без участия финансов национальный доход не может быть распределен.

Финансовые отношения возникают на стадиях распределения и перераспределения национального дохода. Первичное распределение осуществляется по месту создания национального дохода, т.е. в сфере материального производства.

Дальше необходимо дальнейшее распределение или перераспределение национального дохода, связанное с наличием непроизводственной сферы, в которой национальный доход не создается (просвещение, здравоохранение, социальное страхование, управление), с межотраслевым и межтерриториальным перераспределением средств, содержанием наименее обеспеченных слоев населения - пенсионеров, студентов, одиноких и многодетных матерей и т.п.

Контрольная функция финансов – это, прежде всего, контроль рублем в процессе объективно существующих денежных отношений, который пронизывает всю систему отношений, связанных как с движением стоимости, так и со сменой форм стоимости, и представляет собой стоимостный контроль. Поскольку финансы выражают отношения, возникающие на основе реального денежного оборота, то контроль рублем как функция финансов представляет собой только контроль реального денежного оборота.

Финансы осуществляют контроль на всех стадиях создания, распределения и использования общественного продукта и национального дохода. Его главное назначение состоит в том, чтобы способствовать наиболее рациональному использованию централизованных и децентрализованных фондов денежных средств с целью повышения эффективности общественного производства.

Финансовое планирование на предприятии

Финансовое планирование – это планирование всех доходов и направлений расходования денежных средств предприятия для обеспечения его развития. Финансовое планирование осуществляется посредством составления финансовых планов разного содержания и назначения в зависимости от задач и объектов планирования.

Финансовое планирование является важным элементом корпоративного планового процесса. Каждый менеджер должен быть знаком с механикой и

смыслом выполнения и контроля финансовых планов, по крайней мере настолько, насколько это касается его деятельности.

Значение финансового плана на предприятиях заключается в том, что он:

– содержит ориентиры, в соответствии с которыми предприятие будет действовать;

– дает возможность определить жизнеспособность проекта в условиях конкуренции;

– служит важным инструментом получения финансовой поддержки от внешних инвесторов.

Бюджет является инструментом, как для планирования, так и для контроля. В самом начале периода действия бюджет представляет собой план или норматив; в конце периода действия он служит средством контроля, с помощью которого руководство может определить эффективность действий и составить план мероприятий по совершенствованию деятельности компании в будущем.

Планирование потока наличных средств должно осуществляться так, чтобы компания была в состоянии удовлетворять планируемые требования. Если периоды финансовых трудностей ожидаются в будущем, финансист должен уведомить высшее руководство об альтернативных вариантах действий, в частности о сокращении предложенных проектов до уровня, соотносимого с существующими финансовыми возможностями, или об увеличении дополнительных необходимых средств.

Финансовое планирование обеспечивает взаимоувязку показателей развития предприятия и поэтому является сложным, трудоемким процессом, затрагивающим практически все службы и подразделения.

Основными задачами финансового планирования являются:

– обеспечение источниками финансирования основной деятельности предприятия (поддержание нормального уровня запасов сырья, материалов, готовой продукции, финансирование прироста оборотных средств, воспроизводства основных производственных фондов и т.д.);

– своевременное и в полном объеме выполнение обязательств перед бюджетом и внебюджетными фондами;

– обоснование эффективного вложения временно свободных денежных средств, поддержание остатка денежных средств на достаточном уровне;

– выявление резервов роста доходов предприятия;

– оптимизация использования прибыли;

– определение дивидендной политики;

– обоснование размера и условий привлечения внешних источников для финансирования инвестиционной деятельности предприятия;

– поддержание платежеспособности предприятия, обеспечение его финансовой устойчивости.

Методология финансового планирования на современном этапе предполагает решение предприятием ряда проблем:

– обоснование цели (системы целей) финансового плана, адекватной основным направлениям деятельности предприятия в перспективном периоде;

– определение системы актуальных для предприятия внутренних и внешних финансовых ограничений. В настоящее время одним из наиболее важных ограничений для большинства предприятий является критерий банкротства;

– определение горизонта финансового планирования;

– выбор методов планирования финансовых показателей и разработки финансовых планов;

– разработка процедуры финансового планирования: определение круга участвующих должностных лиц, меры их ответственности, оптимизация информационных связей и документооборота.

Цель финансового планирования предприятия конкретизируется в зависимости от длительности планируемого периода, результатов анализа его финансового состояния на момент разработки финансового плана, динамики основных финансовых показателей в ретроспективе, результатов маркетинговых исследований, а также внешних условий (таких, как уровень инфляции, ставка рефинансирования Банка России, курс рубля по отношению к твердым валютам, стабильность правового поля).

Цели планирования могут быть различны на разных предприятиях. Функциям планирования может придаваться разное значение в зависимости от вида и величины предприятия.

Предприятие, имеющее большую просроченную кредиторскую задолженность, финансовое положение которого близко к критическому, при разработке финансового плана должно ориентироваться на обоснование антикризисных мероприятий, которые позволят избежать банкротства. Организация, получающая стабильные доходы, финансово устойчивая может при разработке финансового плана поставить цель увеличения рентабельности продажи производства в целом,

Вместе с тем система целей финансового планирования любого предприятия должна быть ориентирована на увязку доходов и расходов, а также

обеспечение платежеспособности в краткосрочном периоде и (или) поддержание финансовой устойчивости в долгосрочном периоде.

Финансовый план является неотъемлемой частью бизнес планирования предприятия. Он призван обобщить материалы, изложенные в описательной части планирования, для того чтобы представить их в стоимостном выражении. Финансовый план предприятия является составной частью бизнес-плана. Поэтому раз­работка финансового плана тесно связана со всеми разделами бизнес-плана и основывается на них.

Финансовый план предприятия состоит обычно из следующих разделов:

Прогноз объемов реализации

Прогноз объемов реализации (план сбыта) – обычно показывает количество единиц каждого изделия, которые компания предполагает продавать. Эта цифра умножается на предполагаемую цену продажи единицы изделия для составления плана сбыта. План сбыта включает также исчисление ожидаемых денежных поступлений от продажи в кредит, которые позднее будут учтены при составлении кассового плана. Прогноз объемов реализации призван дать представление о доле рынка, которую предполагается завоевать своей продукцией.

Производственный план

После того, как подготовлен план сбыта, разрабатывается производственный план, т.е. определяется количество единиц изделия, которое намечается запустить в производство, чтобы обеспечить планируемые продажи и потребности товарно-материальных запасов. Ожидаемый объем производства определяется вычитанием оцененных запасов готовой продукции на складе на начало периода из суммы предлагаемых к продаже единиц изделия и желательного объема наличной готовой продукции на складе на конец периода.

План доходов и расходов

Задача этого документа – показать, как будет формироваться и изменяться прибыль предприятия. В основе его составления лежит прогноз объемов реализации продукции.

Проводя планируемый уровень продаж и капитальных затрат в тот или иной период, прогноз подчеркивает необходимость и время дополнительного финансирования и определяет пиковые требования к рабочему капиталу. Администрация решает, как это дополнительное финансирование должно быть получено и в какие сроки и как будет осуществлен возврат средств.

Алексей Алферов заместитель генерального директора по экономике и финансам ООО «Норд-Сервис»

Во все времена вопрос своевременного финансирования организаций был актуален, а в быстроменяющихся условиях глобальной экономики этот вопрос становится наболевшим. Точность прогноза поступлений денежных средств от продаж необходима для обеспечения выполнения договорных обязательств перед сотрудниками, акционерами, государством, поставщиками и подрядчиками. К тому же традиционное прогнозирование, основанное на формуле ДП= ДЗн+ВР-ДЗк, дает сбои, т.к. не учитывает сезонные колебания, тенденции, специфику платежей заказчиков.

1. Оценить существующие прогнозы и планы поступлений;
2. В случае неудовлетворенной оценки, смоделировать несколько методик прогнозов;
3. Произвести оценку моделей прогнозирования, выбрать ту методику, которая дает наименьшие ошибки.

Покажем пример расчетов на гипотетическом предприятии «N» (строительство). В примерах для упрощения используется оценка месячного интервала. На практике, возможно, потребуется анализ недельных или дневных поступлений.

1. Оценка планов поступлений отдела продаж

Оценку прогноза (процент ошибки) сделаем на основе утвержденных планов поступлений отдела продаж (рассчитаны на основе традиционного метода) и фактических поступлений с января по март 2012 г. (см. табл.1) по формулам:

RE = SE / Ср. арифм. * 100%, где

SE = √MSE
MSE = ∑(y t – ŷ) 2 / n , где:

RE - процент ошибки (ratio error);
SE - стандартная ошибка (standard error);
MSE - среднеквадратическая ошибка (mean square error);
y t – фактическое значение;
y – предсказанное значение временного ряда;
n – количество периодов;
ср. арифм. ф. – средняя арифметическая фактического ряда поступлений

Табл.1 (млн.руб.)

По данным таблицы 1 получаем:

Ср. арифм. ф. = 118,3
MSE = 130,0
SE = 11,4
RE = 9,6%

Процент ошибки (RE) превышает 5%. Это означает, что необходимо искать более точный метод прогнозирования поступлений денежных средств.

2. Методы прогноза

Существует большое количество методик прогнозирования, их выбор будет зависеть от специфики вида деятельности предприятия, сезонности, степени подверженности продаж и оплат внешним условиям. Выделим следующие методы:

2.1. Экспертный метод

Метод основан на субъективных оценках экспертов, подойдет для условий полной неопределенности, используется в письменной форме опроса сотрудников отдела продаж. Эксперты (агенты) классифицируют поступления по курируемым клиентам и вероятностям (реалистичная, оптимистичная, пессимистичная). Классификация по вероятностям базируется на оценке «качества» дебиторской задолженности с ее анализом по срокам погашения. Пример расчета приведен в табл.2 и табл.3.

Табл.2

Табл.3

2.2. Метод средних

Это самый простой метод, основанный на формуле средней арифметической

Q прогн. = (сумма(x1:xn))/n, где

сумма(x1:xn) - сумма выплат от периода 1 до периода n
n - количество периодов

при этом прогноз можно делать:

1. Методом долгосрочной средней (сумма значений с предшествующим временным рядом 12 месяцев и более делится на количество периодов);
2. Методом скользящей средней (с предшествующим периодом от 3 до 9 месяцев с серединой месяца, соответствующий прогнозному). Например, если в январе, феврале, марте 2005 г. значения поступлений были соответственно 100, 90, 150, то по данному методу прогноз на февраль 2006 г. будет равен (100+90+150) / 3 = 113;
3. Методом средней заданного периода за несколько лет (к примеру, складываем март 2010, март 2011 и март 2012, делим на 3);
4. Два предыдущих метода, но с учетом поправки на коэффициент сезонности;
5. 3-й метод с учетом поправки коэффициента годовой тенденции.

2.3. Метод средних взвешенных;

Метод основан на расчете среднего прогноза через «взвешивание» предшествующих периодов. При этом наибольшим весам придаются периоды, наиболее приближенные к прогнозируемому и аналогичные периоды прошлых лет (учет сезонности).

К примеру, имея статистику поступлений 2011 года можно составить следующую таблицу.

Табл.4 (млн. руб.)

Аналогичным периодам прошлого года присвоен наибольший вес (4), что связано с сезонностью бизнеса, далее по степени приближения к расчетному месяцу веса уменьшаются с 3 до 1 (от декабря к ноябрю).

Прогнозы поступлению будут следующие:

2.4. Метод экспоненциального сглаживания

Метод похож на предыдущий, но отличается, тем, что в качестве коэффициента взвешивания выбирается альфа фактор (α), который умножается на предшествующее фактическое значение и его прогнозное по формуле:

B t = α y t-1 + (1- α) * B t-1

Где B t – прогноз поступления на следующий период t
B t-1 – прогноз поступления предыдущего периода
y t-1 - фактическое значение поступления предыдущего периода
α - альфа - фактор, или постоянный коэффициент сглаживания (0 ≤ α ≤ 1)

Пример:

Прогноз поступления на декабрь 2011 г. равен $ 1000., фактически поступления равны $950 , Примем значение альфа-фактор – 0,15

y t-1 = 950; B t-1 = 1000; α= 0.15
B t = 0.15 * 950 + (1- 0.15) * 1000 = 142.5 + 850 = 993 шт.

Итак, прогнозное значение поступления на январь 2012 г. равно 993 шт.

2.5. Множественная регрессия

Цель изучения множественной регрессии заключается в представлении объема поступлений (Y) как зависимой переменной и попытке выразить объем поступлений как функцию ряда независимых переменных

Х1, Х2,…, Хn, т.е. Y= a + b X1 + c X2 + …+ z Xn

Например, в компании «N» выявлено уравнение, с помощью которого можно определить прогноз поступлений на январь 2012 г. (Y):

Y = -1,3 +0,856 P + 0, 126 H , где

P – дебиторская задолженность декабря 2011 г.;
H – объем выполненных услуг, но не подтвержденных актами в ноябре 2011 г. (вид деятельности – строительство) ;

Так, при объеме выполненных услуг в ноябре 133 млн. и дебиторской задолженности 125 млн. в декабре 2011 г. Прогноз поступлений на январь 2012 г. по данной формуле составит 122,5 млн. руб. , что составляет 2% ошибки.

3. Оценка и выбор методик

Сделав, расчет процента ошибки (см. Табл.5) приходим к выводу, что наиболее достоверными методами прогнозирования можно считать метод средних взвешенных (3%) и метод множественной регрессии (4,2%). Данные методики можно внедрить в автоматизированную систему бюджета движения денежных средств.

Очень важно спланировать денежный поток, поступающий от покупателей за реализованную продукцию. Поток расчетов между продавцом и покупателями фиксируется в двухстороннем договоре между ними.

Главная цель составления графика поступлений денежных средств – получение информации о будущих поступлениях средств и остатках дебиторской задолженности на конец каждого месяца года.

Таблица 3 - Исходные данные для составления графика поступления денежных средств.

По заданным коэффициентам инкассирования, которые получены на основе анализа денежных поступлений на предприятие за 2010 г., рассчитаем поступление денег за месяцы инкассирования.

По коэффициентам инкассирования находим суммы поступления средств за три месяца планового 2011 г.:

В январе = V янв ×0,33 = 34273,15 × 0,33 = 11995,6 тыс. руб.

В феврале = V янв ×0,5 = 34548,18× 0,5 = 15422,92 тыс. руб.

В марте = V янв ×0,12 = 33739,35 × 0,12 = 5483,70 тыс. руб.

Д янв = Д факт + V янв – S янв (7)

Д февр = Д янв + V февр – S февр, (8)

где Д факт - остаток дебиторской задолженности на конец 2010 г., тыс. руб.;

V янв – объем продаж в стоимостном выражении за январь 2011 г., тыс. руб.;

S янв – сумма поступивших средств за январь, тыс. руб.

Полученное значение Д янв подставляется в формулу для расчета дебиторской задолженности за февраль (Д февр) и т.д.

Например, рассчитаем переходящие остатки дебиторской задолженности за три первых месяца 2011 г.:

Д янв = 6700 + 34273,15 – 15395,6 = 25577,55 тыс. руб.

Д февр = 25577,55 + 34548,18 – 28014,78= 32110,95 тыс. руб.

Д март = 32110,95 + 33739,35 – 32839,15 = 33011,15 тыс. руб.

Результаты произведенных расчетов вносим в таблицу 4.

Составление бюджета коммерческих расходов

Таблица 5 - Исходные данные для расчета бюджета коммерческих расходов.

Планируемые постоянные коммерческие расходы заданы фиксированной суммой на начало января, в том числе по элементам. Расчеты плана на другие месяцы выполняются с учетом ожидаемой инфляции:

Р ком1 = Р н.я. × I инф, (9)

Р ком2 = Р ком1 × I инф, (10)

где Р ком1 , Р ком2 – расходы коммерческие на конец января и февраля соответственно, тыс. руб.

Например, оклады торговых агентов равны:

В феврале = 8 × 1,008 = 8,1 тыс. руб.

В марте = 8,1 × 1,008 = 8,2 тыс. руб.

В апреле = 8,2 × 1,008 = 8,3 тыс. руб.

Общие планируемые коммерческие расходы определяются как сумма переменных и постоянных расходов. Из общих планируемых коммерческих расходов следует вычесть амортизационные отчисления, т.к. они не являются затратами текущего периода. Сумма к выплате по коммерческим расходам равна разности между общими планируемыми коммерческими расходами и амортизационными отчислениями.

Результаты произведенных расчетов сводим в таблицу 6.

Планируемые переменные коммерческие расходы возросли:

DПер = 19888,7 / 14833,2 × 100% - 100% = 34,08 %

Планируемые постоянные коммерческие расходы возросли:

DР ком = 478,44 / 452,38 × 100% - 100% = 5,76 %

Следовательно, общая сумма планируемых коммерческих расходов возросла на 39,84 %. Увеличение переменных коммерческих расходов связано с увеличением прогнозируемого объема продаж.

Расчет бюджета производства

Бюджет производства показывает, какое количество продукции необходимо произвести фирме в каждом месяце 2011 г. и за весь год, если известны величины спрогнозированного объема продаж.

Таблица 7 – Исходные данные для расчета бюджета производства на 2011 год.

Желаемый запас готовой продукции рассчитываемся в размере 110% от объема продаж последующего месяца.

Запланированный запас продукции на начало периода определяется переносом с конца предыдущего месяца на начало следующего месяца.

Количество единиц продукции по видам, подлежащих изготовлению (К пр i), определяем по формуле:

К пр i = V пр i + З кон i - З нач i , (11)

где V пр i – запланированные продажи i–го вида продукции, тыс. ед.;

З кон i – запас i-ой готовой продукции на конец каждого месяца, тыс. ед.;

З нач i - запас i-ой готовой продукции на начало каждого месяца, тыс. ед.

Например, количество единиц продукции, подлежащих изготовлению в январе равно:

К прА = 21,85 + 2,185 - 2,185 = 21,85 тыс. ед.;

К прБ = 1,9 + 0,19 – 0,19 = 1,9 тыс. ед.;

К прВ = 16,15 + 1,615 – 1,615 = 16,15 тыс. ед.

Результаты произведенных расчетов сводятся в таблицу 8.

Выводы по динамике основных плановых показателей в 2011г. по сравнению с фактом 2010г.:

Количество единиц продукции, подлежащей изготовлению, по продукции видов А и Б возросло, а по продукции В снизилось:

DК прА = 257,45 / 182 × 100% - 100% = 41,45 %

DК прБ = 22,8 / 15 × 100% - 100% = 52 %

DК прВ = 190,95 / 260 × 100% - 100% = - 26,55 %.

Таким образом, количество единиц продукции, подлежащих изготовлению, сократилось только для продукции вида В, что связано с уменьшением планируемого бюджета продаж.

При необходимости спланировать поступление денег на счета компании в следующем месяце или на более длительный период можно использовать простую формулу и данные по объемам продаж, срокам погашения дебиторской задолженности, рискам возникновения безнадежных долгов. Однако и в этих расчетах есть свои нюансы. Рассмотрим на примерах, как спланировать денежные потоки с максимальной точностью.

В компании «Инмарко» составляют прогноз поступлений ежемесячно (25-го числа) на четыре месяца вперед. Для большей точности на первый плановый месяц план формируется отдельно по каждому контрагенту, исходя из условий заключенных договоров, графиков погашения просроченной задолженности, фактических объемов реализации продукции. На следующие месяцы прогноз поступлений обладает меньшей детализацией и содержит данные по регионам и в целом по компании. Благодаря такому подходу расхождение между плановыми и фактическими цифрами не превышает 5 процентов.

Чтобы спланировать, сколько денег поступит от контрагентов в следующем месяце, придется учитывать сразу несколько факторов: будущие объемы продаж (отгрузок), сроки погашения дебиторки, а также риск возникновения безнадежной задолженности.

ПДС n = О n-1 + ОПЗ + О n – ПЗ,

где О n и О n-1 – оплата контрагентами продукции, отгруженной в плановом и предыдущем месяце соответственно, руб.;

ОПЗ – погашение части просроченной дебиторской задолженности, существующей на момент составления плана, руб.;

ПЗ – новая просроченная «дебиторка», связанная с нарушением сроков оплаты продукции, дата отгрузки которой приходится на текущий и плановый месяцы, руб.

Несмотря на кажущуюся простоту предложенного подхода, на практике возникает немало сложных вопросов. Например, как спланировать, сколько денег получит компания в следующем месяце, если на момент составления плана всех данных о результатах работы в текущем периоде (размер дебиторской задолженности, отгрузки, которые могут состояться до конца месяца, и т. д.) пока нет? Или какая часть просроченной дебиторской задолженности будет погашена контрагентами в ближайшее время? Чтобы не быть голословными, проиллюстрируем на примере расчеты, которые позволяют точно спланировать входящие денежные потоки компании.

Оценка будущей дебиторской задолженности

Итак, компании в январе необходимо спланировать поступление денег на счета за четыре месяца – февраль, март, апрель и май. При этом работа над составлением плана начинается за неделю до конца января, к примеру 25-го числа. Очевидно, что данных о размере дебиторской задолженности по итогам января пока нет. Но его можно предположить, исходя из сведений о суммах отгрузки и оплаты за период с 1 по 24 января. Формула расчета дебиторской задолженности на конец текущего месяца (ДЗ n-1) будет выглядеть так:

ДЗ n-1 = ДЗ n-2 + ОД n-1 – ПДС n-1 – РБ n-1 ,

где ДЗ n-2 – вся дебиторская задолженность на конец предыдущего месяца, руб. Если плановый месяц – февраль, а текущий – январь, в этом случае ДЗ n-2 – дебиторская задолженность на 31 декабря прошлого года;

ОД n-1 – объем отгрузок за текущий месяц, руб.;

ПДС n-1 – поступление денежных средств в текущем месяце, руб.;

РБ n-1 – премия (ретробонус), причитающаяся покупателям за выполнение ряда условий в текущем месяце (например, за определенный объем закупок), руб. Ставка премии и условия ее предоставления определяются дистрибьюторским соглашением. Премия рассчитывается от объема отгрузок и уменьшает дебиторскую задолженность на конец месяца. Если компания не предоставляет подобных бонусов своим контрагентам, значение этого показателя будет равно нулю.

Теперь все по порядку (см. табл. 1). Сумму дебиторской задолженности на конец декабря (ДЗ n-2) возьмем из отчета «Взаиморасчеты с контрагентами», сформированного в «1С» за период с 1 по 31 декабря, графа «Задолженность на конец периода».

Объем отгрузок за январь (ОД n-1) – это фактические данные по реализации продукции за период с 1 по 24 января и плюс прогноз продаж на оставшуюся неделю до конца месяца. Спрогнозировать, будет ли клиент отгружаться с 25 по 31 января, можно двумя способами. Во-первых, предположить, что за месяц клиент отгрузит продукции ровно столько, сколько заложено в плане продаж на январь. Отсюда прогноз продаж на оставшиеся дни равен разнице между планом отгрузок на январь и их фактом за период с 1 по 24 января.

Во-вторых, запросить у менеджеров по продажам самый свежий план отгрузок, согласованный с клиентом. Разумеется, второй способ дает более точные результаты. На цифрах это будет выглядеть так. Например, за период с 1 по 24 января клиенту А было отгружено 15 500 кг продукции (см. табл. 1) на сумму 1 530 000 руб. (цена реализации – 98,71 руб/кг (1 530 000 /15 500)). Но он также собирается до конца месяца еще закупить 7500 кг, о чем поставил в известность менеджера по продажам. Отсюда прогноз отгрузок в стоимостном выражении на период 25–31 января 740 325 руб. (7500 х 98,71). А за весь январь клиенту А будет отгружено на 2 270 325 руб. (1 530 000 + 740 325).

Поступление денежных средств в январе (ПДС n-1) включает оплату, поступившую от клиента за первые 24 дня месяца, и прогноз оплаты с 25 по 31 января.

Прогноз может быть составлен двумя способами. Первый – исходим из того, что в январе клиенту полагается оплатить отгрузки декабря, а также те отгрузки января, отсрочка по которым предполагает оплату в этом же месяце. Если все это суммировать и вычесть из полученного значения сумму средств, фактически поступивших от клиента с 1 по 24 января, получаем прогноз прихода денег на период с 25 по 31 января. Сразу оговоримся, что такой подход применим исключительно в отношении клиентов, которые всегда платят в срок. Конечно, это идеальная ситуация. Поэтому будет иметь смысл уточнить у менеджеров, которые работают с конкретным клиентом, какие есть договоренности по оплате в период с 25 по 31 января.

В нашем примере по предварительным расчетам к концу января клиент А должен перечислить компании 4 400 000 руб., в том числе 1 000 000 руб. – погашение просроченной задолженности, 3 000 000 руб. – за отгрузки декабря, 400 000 руб. – за отгрузки января (см. табл. 1). Эту цифру можно было бы использовать при расчете дебиторской задолженности на конец месяца, но по состоянию на 24 января клиент А перечислил всего 1 500 000 руб. и по данным коммерческой службы (в случае ОАО «Инмарко – регионального менеджера) готов оплатить до конца месяца еще 2 200 000 руб. Отсюда прогноз поступления денежных средств в январе – 3 700 000 руб. (1 500 000 + 2 200 000).

Последнее, с чем остается разобраться, – ретробонусы. 25 января данных по премии для клиента за январь у компании, конечно, еще нет. Поэтому ничего не остается, кроме как сделать допущение, что в январе компания-покупатель заработает такой же процент ретробонусов, как и в декабре. В нашем примере для клиента А премия составила 5 процентов от суммы прогнозной отгрузки за январь (см. табл. 1), или 113 516 руб. (5: 100 х 2 270 325). С клиентом В несколько иная ситуация. Ранее этот контрагент всегда платил вовремя, поэтому его премия составляла 10 процентов от суммы отгрузки. В январе он задержал платежи, поэтому и премия ниже – 8 процентов (минус 2% за нарушение платежной дисциплины), или 291 560 руб. (8 /100 3 644 500). Итак, ожидаемая дебиторская задолженность (ДЗ n-1) клиента А на 31 января составит 2 456 809 руб. (4 000 000 + 2 270 325 – 3 700 000 – 113 516), клиента В – 4 352 940 руб.

Таблица 1 Планирование дебиторской задолженности на конец января (на 31.01.13)

* Данные взяты из отчета «Взаиморасчеты с контрагентами», графа «Задолженность на конец периода», сформированного в системе «1С» за декабрь.
** Прогноз составляют менеджеры по реализации, исходя из предварительных договоренностей с клиентами.
*** Если до 24-го числа клиент не закупал продукцию, то на оставшиеся дни месяца прогноз его отгрузок в денежном выражении рассчитывается исходя из плановой стоимости продукции на январь.
**** Отчет за 1–24 января в «1С» «Взаиморасчеты с контрагентами», графа «Оплата клиентом».
***** Данные из строки «Ретробонусы» графы «Оплата клиентом» отчета «1С» «Взаиморасчеты с клиентами» за декабрь / данные графы «Отгрузка клиенту» из того же отчета 100%.

Чтобы в дальнейшем корректно спланировать поступление денежных средств, мало оценить размер ожидаемой дебиторской задолженности по клиентам на конец текущего месяца. Нужна также информация о том, сколько приходится на текущую «дебиторку» и сколько – на просроченную. Текущая задолженность – это отгрузки текущего месяца (января), срок оплаты по которым наступит в плановом месяце (феврале). Например, если клиенту полагается отсрочка платежа в 20 дней, а в текущем месяце 31 день, то все отгрузки, произведенные с 12-го по 31-е число – текущая дебиторская задолженность на конец месяца. Соответственно, просроченная «дебиторка» – разница между суммарной и текущей дебиторской задолженностью.

Для определения размера текущей задолженности по каждому клиенту на конец января имеет смысл отгрузки за период с 1 по 24 января разделить на две группы, с оплатой в январе и феврале. По аналогии структурируем прогнозируемые отгрузки в период с 25 по 31 января. Причем по клиентам с отсрочкой менее семи дней потребуются точные даты поставки продукции. Например, по данным товарных накладных, выписанных за период с 1 по 24 января, клиенту А поставлена продукция на сумму 1 530 000 руб. Из них 1 130 000 руб. он должен оплатить в феврале. За оставшуюся неделю января этот же клиент планирует приобрести еще продукции на сумму 740 325 руб. Поскольку клиент А пользуется отсрочкой платежа продолжительностью 20 дней, эти деньги поступят в феврале. Соответственно, текущая дебиторская задолженность по клиенту на 31 января составит 1 870 325 руб. (1 130 000 + 740 325), просроченная – 586 484 руб.Кстати, не будет лишним сразу же согласовать с клиентами график погашения просроченной задолженности (см. табл. 2). Эти данные помогут компании лучше управлять своими деньгами, а к тому же будут нужны для дальнейших расчетов.

План поступления денежных средств на месяц

После того как все расчеты по дебиторской задолженности сделаны, известно:

• сколько клиент должен оплатить в первом плановом месяце за отгрузки предыдущего месяца. В нашем примере – это текущая задолженность на 31 января;
• какая сумма будет выплачена в счет просроченного долга – данные из графика погашения (см. табл. 2).

Таблица 2 График погашения просроченной дебиторской задолженности, руб.

Теперь, чтобы определить полную сумму поступлений по клиенту в будущем, остается составить прогноз оплат будущих поставок, а также спланировать появление новой просроченной «дебиторки». Расчеты делаются сначала по каждому клиенту в отдельности, и лишь потом по группам клиентов (если такая информация необходима) или же по компании в целом (см. табл. 3).

Поступления от продаж будущего месяца. На момент составления плана поступления денежных средств у отдела продаж, скорее всего, уже будут готовы прогнозы по отгрузкам в натуральном выражении на будущий месяц. Если нет, то сумму отгрузок за месяц можно взять из плана продаж на год. После этого предстоит разобраться, какой объем из запланированных продаж будет оплачен в том же месяце, когда произойдет поставка.

Для клиента А – это отгрузки в первые восемь дней февраля (28 дн. [количество дней в феврале] – 20 дн. [отсрочка платежа, установленная для покупателя А]), для клиента В – три дня (28 дн. – 25 дн.). Менеджер по продажам без труда спрогнозирует поставки на эти дни, опираясь на план продаж и предварительный график отгрузок. Соответственно, если поделим прогноз продаж в первые дни месяца на общий объем плановых поставок за месяц, получим долю отгрузок, которые будут оплачены в том же месяце.

Например, по клиенту А план продаж на февраль – 17 000 кг, ожидается, что в первые восемь дней месяца ему будет поставлено 5000 кг. Отсюда доля отгрузок, которая будет оплачена в феврале, составит 29 процентов (5000: 17 000), или 493 000 руб. (1 700 000 х 29: 100) (см. табл. 3 на стр. 24). Планы клиента В не предполагают отгрузки с 1 по 8 февраля.

Средневзвешенный процент поступления средств в счет оплаты поставок того же месяца по группе контрагентов определяется так: ((отгрузки клиентов А и В с 1 по 8 февраля) / (отгрузки клиентов А и В за февраль)). В нашем примере он составляет 12 процентов ((493 000 + 0) : (1 700 000 + 2 462 500)).

Новая просроченная дебиторка. Просроченную задолженность по состоянию на 31 января клиенты будут погашать согласно графику (см. табл. 2). Но нет гарантии, что в будущем не появятся другие просроченные долги, а значит, компания недополучит часть денег. Новую просроченную «дебиторку» можно спрогнозировать, основываясь на данных о платежной дисциплине клиентов за предыдущие месяцы.

Например, клиент А систематически задерживает оплату. Скорее всего и в феврале он не изменит своим привычкам, то есть не заплатит в срок 17 процентов от причитающейся суммы (процент тот же, что и в январе), или 401 765 руб. (17: 100 х (1 870 325 + 493 000)) (см. табл. 3). Что касается клиента В, несоблюдение сроков оплаты в январе он объясняет форс-мажором и обещает погасить свои долги в феврале полностью. Раньше этот контрагент платил в срок. Об этом свидетельствует отсутствие по нему просроченной «дебиторки» на 1 января. Поэтому имеет смысл предположить, что клиент В выполнит свои обязательства по просроченным долгам, а также своевременно оплатит продукцию, которую приобретет в феврале.

Теперь все необходимые сведения для расчета есть. Прогноз поступления денежных средств в феврале от клиентов следующий (также см. табл. 3):

• от клиента А – 2 361 560 руб. (1 870 325 [оплата за отгрузки января] + 400 000 [погашение просроченной задолженности прошлых периодов] + 493 000 [оплата за отгрузки февраля] – 401 765 [просроченная задолженность, возникшая в феврале]);
• от клиента B – 4 352 940 руб. (3 644 500 + 708 440 + 0 – 0).

Спланировать поступление денежных средств на четыре месяца

Чтобы спланировать, сколько средств поступит не только в будущем месяце, но и еще, например, на три следующих за ним, придется повторить все те операции, которые были подробно описаны выше. Разница лишь в том, что прогноз строится в укрупненном виде, без разбивки по клиентам. Соответственно, данные февраля будут служить отправной точкой для плана поступлений на март, отталкиваясь от прогноза по марту – будут спрогнозированы поступления в апреле и т.д.

Но в нашем примере по февралю были посчитаны еще не все цифры, которые понадобятся для составления прогноза на март. А именно не была рассчитана дебиторская задолженность на конец февраля. На 31 января дебиторская задолженность клиента А составляла 2 456 809 руб. (см. табл. 3). В феврале предполагается отгрузить ему продукции еще на 1 700 000 руб., и в этом же месяце от клиента А поступит 2 361 560 руб. Его премия (ретробонус) составит 85 000 руб. (5%, как и в декабре). Отсюда дебиторская задолженность по клиенту А на последнее число февраля – 1 710 249 руб. (2 456 809 + 1 700 000 – 2 361 560 – 85 000). В том числе текущая дебиторская задолженность на ту же дату – 1 207 000 руб. (оплата в марте за отгрузки февраля = сумма за отгрузки в феврале – оплата в феврале за отгрузки февраля). Аналогично рассчитывается «дебиторка» клиента В и по группе клиентов в целом.

И еще один нюанс, который стоит учесть при планировании поступления денег на более отдаленную перспективу, чем следующий месяц. Возникает проблема, связанная с оценкой доли поставок, которые будут оплачены в том же месяце, в котором они состоялись.

Если, составляя план на февраль, необходимую информацию можно было взять из предварительного графика отгрузок, то для марта, апреля и мая таких данных скорее всего не будет. Поэтому можно воспользоваться статистикой прошлого года. Это же касается и процента новой просроченной «дебиторки».

Таблица 3 План поступления денег в феврале

* Под просроченной задолженностью запрошедшие периоды подразумевается задолженность напоследнее число предпланового месяца (в нашем случае – 31.01.09). График еепогашения представлен втаблице 2.
** Прогноз продаж внатуральном выражении плановая цена реализации.
*** Доля отгрузок, которые оплатят втом жемесяце = прогноз отгрузок напервые дни февраля, оплата покоторым сучетом отсрочки придется натот жемесяц: план отгрузок нафевраль, кг
**** Клиент Асистематически задерживает оплату, поэтому предполагается, что вфеврале доля просроченной задолженности вобщей сумме дебиторской задолженности будет такой же, как ив январе – 17 процентов. Клиент Вранее всегда платил всрок (задержка вянваре – результат форс-мажора), поэтому предполагается, что ив феврале деньги отнего поступят вовремя.
***** По данным декабря.
****** Агрегированные данные погруппе клиентов (сумма поденежным показателямисредняя поотносительным).

Скачать автоматизированные расчеты можно по ссылке в конце статьи.

Решение:

Как исходные данные используем результат полученный в талице 1 п.3.3. Итого продаж. Разделяем суммы итогов продаж (п.3.3.) каждого квартала в пропорции 70% - в текущий квартал, на 30% - на следующий квартал:

I-й квартал:

150 000 * 70% = 105 000 руб.;

Всего поступлений за I квартал 105 000 руб.;

II-й квартал:

240 000 * 70% = 168 000 руб.;

Всего поступлений за II квартал: 168 000 + 45 000 = 213 000 руб.

III-й квартал:

150 000 * 70% = 105 000 руб.;

150 000 * 30% = 45 000 руб. (Дебиторская задолженность на конец периода);

Всего поступлений за III квартал: 105 000 + 72 000 = 177 000 руб.;

IV-й квартал

240 000 * 70% = 168 000 руб.;

240 000 * 30% = 72 000 руб. (Дебиторская задолженность на конец периода);

Всего поступлений за IV квартал: 168 000 + 45 000 = 213 000 руб.

Всего поступлений за год:

105 000 + 213 000 + 177 000 + 213 000 = 708 000 руб.

Дебиторская задолженность на конец года:

780 000 – 708 000 = 72 000 руб.

Предполагается, что для предприятия оптимальной является величина запаса готовой продукции в размере 20% объема продаж следующего квартала. Запас готовой продукции на начало периода равен конечному запасу предыдущего периода. Запас на конец IV квартала определен в размере: столы – 20 шт., шкафы – 30 шт. (табл. 3).

Таблица 3

Производственный бюджет в натуральных единицах

Решение:

п 1.1 и п.1.2 таблицы 3 заполняем данными из таблицы 1.

п.2. Плановые остатки готовой продукции на конец периода

I-й квартал

II-й квартал

п.2.1. Столы = 100 * 20% = 20 ед.

п.2.2. Шкафы = 200 * 20% = 40 ед.

III-й квартал

п.2.1. Столы = 200 * 20% = 40 ед.

п.2.2. Шкафы = 300 * 20% = 60 ед.

п.3.Запас готовой продукции на начало периода равен конечному запасу предыдущего периода. Соответсвенно переносим данные п.2.1.и п.2.2. на следующий квартал п.3.1. и п.3.2.

п.4.Объем выпуска готовой продукции вычисляем как сумму планового объема и планового остатка на конец периода за вычетом остатка готовой продукции на начало периода, т.е.:

п.4.1. = п.1.1 + п.2.1 – п.3.1;

п.4.2. = п.1.2 + п.2.2 – п.3.2;

I-й квартал

п.4.1. = 100 + 40 = 140 ед.

п.4.2. = 200 + 60 = 260 ед.

II-й квартал

п.4.2. = 300 + 40 – 60 = 280 ед.

III-й квартал

п.4.1. = 100 + 40 – 20 = 120 ед.

п.4.2. = 200 + 60 – 40 = 220 ед.

IV-й квартал

п.4.1. = 200 + 20 – 40 = 180 ед.

п.4.2. = 300 + 30 – 60 = 270 ед.

Расход материалов на единицу продукции представлен в табл.4. Умножая количество единиц изделий, подлежащих изготовлению, на норму расхода сырья и материалов на единицу изделия, получим общую потребность в материалах (табл.5).

В свою очередь, произведение полученной величины на сто­имость единицы материала (ДСП – 10 руб., сосна – 20 руб.) дает сумму прямых затрат на материалы.